Conseils pour avoir d'excellentes réunions virtuelles

(Note de la rédaction: le post suivant est un extrait du livre L'impératif de collaboration: Stratégies exécutives pour libérer le véritable potentiel de votre organisation par Ron Ricci et Carl Wiese. Ron Ricci est le vice-président chargé du positionnement au sein de l'entreprise. Au cours des dix dernières années, il a aidé Cisco à développer et à entretenir une culture de partage et de processus collaboratifs. En outre, il a passé d'innombrables heures avec des centaines d'organisations différentes à discuter de l'impact de la collaboration. Carl Wiese est vice-président directeur des ventes en collaboration de Cisco, une entreprise mondiale de plusieurs milliards de dollars. Il a présenté l'importance de la collaboration auprès des entreprises dans des dizaines de pays, notamment en Australie, en Chine, à Dubaï, en Inde, au Mexique, dans toute l'Europe et aux États-Unis. Pour plus d'informations, rendez-vous sur http://thecollaborationimperative.com.)

Les nouvelles technologies et la réalité du travail au sein d’organisations internationales signifient que nous remplaçons les réunions en personne traditionnelles par une collaboration en face-à-face gratuite, sans technologie et pouvant se dérouler à tout moment, avec n’importe qui, partout dans le monde. La publicité

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Le lieu de travail virtuel présente de nombreux avantages, mais il introduit également de nouveaux défis. Nous travaillons avec des personnes que nous n'avons jamais rencontrées auparavant, et nous ne pouvons pas créer des liens semblables à ceux que nous avons lorsque nous sommes assis à la table. La publicité

Les trois ingrédients les plus importants d’une réunion virtuelle réussie sont la confiance., la communication et accès rapide à l'information. Voici quelques conseils pour vous aider à réussir: Publicité

• Avant la réunion, assurez-vous que les participants disposent de tout le matériel de préparation dont ils auront besoin et du temps nécessaire pour les examiner..
• Commencez par un rapide échauffement. Par exemple, commencez la réunion en demandant aux participants distants de décrire ce qui se passe dans leur pays, leur ville ou leur bureau..
• Pendant “mélangé” réunions, où certains participants se réunissent en personne et d'autres virtuellement, s'adressent d'abord aux participants distants, puis offrent la possibilité de parler aux participants en personne.
• Identifiez les participants en personne. Les orateurs présents dans la salle - qu’ils présentent ou commentent - doivent se présenter afin que les participants distants sachent qui parle..
• Demandez aux participants distants d’être vocaux. Insistez sur le fait qu'il leur incombe de faire savoir aux personnes présentes si elles ne peuvent pas entendre ou suivre la discussion..
• Ne présumez pas que tout le monde est à l'aise avec la technologie de collaboration virtuelle. Communiquez et publiez l'emplacement et les directives pour les outils que vous utilisez.
• Tournez les heures de réunion. Assurez-vous qu'une réunion est programmée dans chaque fuseau horaire pendant les heures normales de bureau..
• Solliciter la participation. Demandez régulièrement aux participants distants s'ils ont des commentaires et encouragez les participants à poster un message..
• Attribuer un moniteur de réunion. Gardez un œil sur les questions, les messages instantanés, les discussions en ligne et les interjections des participants distants..
• Si votre équipe virtuelle comprend des clients, des partenaires, des fournisseurs ou des fournisseurs, assurez la sécurité de vos documents et de vos informations d'entreprise..
• Évitez les expressions familières, les acronymes et les discours d’entreprise si vous avez des conférenciers non indigènes..

(Crédit photo: Homme d'affaires et femme d'affaires ayant une réunion via Shutterstock)