Pourquoi des outils de productivité compliqués vous bloquent

J'ai eu une rechute il y a quelques semaines. Après avoir été complètement sobre dans le porno productif, je ne pouvais plus m'en empêcher. Quand je vois une mise à jour d'un “GTD” app ou voir quelque chose de nouveau en ligne qui ressemble à cela peut être un “GTD” app, je me démange pour l'essayer. Ce qui nous pousse à faire cela?

J'ai tout essayé, du simple papier, du crayon et du système de classement sur papier aux systèmes robustes et complexes comme OmniFocus et même Microsoft Project. J'ai constaté que plus l'outil est compliqué, plus je finis par le peaufiner et entrer dans le “chose cool à faire un samedi après-midi” type de mentalité dont parle Dave Allen. Mon système a l'air génial quand je peaufine, mais quand je suis dans le “chaleur de la bataille” lundi matin, comment va-t-il se lever? La publicité

J'ai découvert quelques éléments sur ces outils de productivité au cours des 5 ou 6 dernières années que je souhaite vous faire connaître..

Les outils de productivité craignent quand ils vous utilisent

Le problème avec les outils de productivité très compliqués est qu’ils ont tendance à ne fonctionner que lorsque vous les travaillez. Si vous les laissez stagner pendant une période donnée et que vous avez configuré des rappels, des dates d'échéance et des notifications, le jour viendra où tous les petits “boops et bips” repoussera plutôt que de vous attirer.

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Avez-vous ouvert un outil de productivité numérique et avez-vous été dépassé par les tâches que vous vous êtes assignées? Vous ne pouviez pas croire combien de tâches avaient des échéances qui importaient peu? Si tel est le cas, vous avez été utilisé par votre outil de productivité. La publicité

C'est un sentiment sale. je connais.

Le pire, c’est que si vous ne faites pas quelque chose de radical, même d’effacer autant de tâches et de projets de l’outil, votre temps de profiter de l’outil de productivité prendra bientôt fin. Vous allez probablement finir par le ressentir.

Si vous passez plus de temps à organiser qu'à faire

La raison pour laquelle vos outils finissent par vous utiliser est que vous avez probablement tendance à passer plus de temps à organiser votre travail qu'à le faire réellement. Je sais que c'est le cas avec moi-même. La publicité

J'aime OmniFocus. C'est probablement l'une des meilleures applications de productivité du marché, mais vous pouvez vraiment vous en sortir. Et quand vous le ferez, vous vous retrouverez à prendre des décisions sur la manière d’organiser les tâches de manière plus “manière intuitive” et en essayant de comprendre quels contextes GTD vous conviennent le mieux en tant qu'être humain.

Tous ces outils nous disent qu'ils sont faits pour faire avancer les choses, mais ne laissez pas leur robustesse vous tromper. Si vous êtes un “bricoleur” ou quelqu'un qui aime organiser les choses dans leur propre “des seaux”, des outils complexes seront kryptonite de votre propre productivité.

Des outils tout à fait simples ne sont pas la solution

Si vous pensez que le papier et le crayon sont la solution, détrompez-vous. Bien que les avantages du papier soient nombreux (et nous en avons certainement beaucoup parlé ici à Lifehack), il manque des éléments importants tels que le tri, le réarrangement, le filtrage et l’alerte. La publicité

Plutôt que de jeter le bébé avec l'eau du bain, essayez de trouver un outil qui ne vous gênera pas et qui vous utilisera tout en bénéficiant d'un soutien pour vos nombreuses tâches, priorités et délais..

Comment se décoller

Le moyen le plus simple et le plus simple de se sortir de la colère des outils de productivité compliqués consiste à tout recommencer. C'est vrai. Recommencer.

Si vous disposez d'un outil de productivité décent, vous pourrez facilement exporter ou enregistrer vos données actuelles et commencer avec une table rase. C’est le seul moyen que j’ai trouvé de prendre le contrôle d’un système compliqué qui a stagné et de me débrouiller et de refaire les bonnes choses.

Lorsque vous configurez votre système, veillez à ne pas être trop spécifique en matière de conventions de dénomination, de balisage, etc. Essayez également de ne pas définir “fausses dates d'échéance” pour vos projets. Après cela, au lieu de penser aux 20 façons dont votre outil de productivité pourrait être amélioré, commencez à travailler et à vérifier les éléments de vos listes.

N'oubliez pas que vos outils de productivité ne valent que si vous les conservez. S'ils sont un dépotoir et non actuel, votre productivité en souffrira.