Timothy Sherman
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Les applications de planification de réunion sont géniales si vous les utilisez correctement. Utilisez-les mal et vous pouvez ressembler à un élitiste arrogant.
Dans cet article, nous expliquerons non seulement comment utiliser les applications de planification de réunion pour améliorer l'automatisation, l'intégration et la réputation, mais également 11 superbes applications de planification de réunion que vous pouvez commencer à utiliser aujourd'hui..
Table des matières
- Applications et automatisation du planificateur de réunions
- Planificateur de réunion Applications et intégration
- Planificateur de réunions, applications et réputation
- Erreurs courantes d'utilisation des planificateurs de réunion
- 11 applications de planification de réunion inspirées pour augmenter votre productivité
- Le résultat final
Applications et automatisation du planificateur de réunions
Les automatisations sont essentielles pour améliorer l'efficacité. Configurez le système dès le début et vous réduirez le nombre de défections et d'annulations.
Grâce aux rappels et aux redirections de la page de remerciement, vous constaterez également que vous pouvez préparer vos invités à vos réunions plus efficacement et créer une réunion plus puissante..
L'un des automatismes les plus courants pour les applications de planification de réunion est le rappel de réunion. Avec la plupart des applications, vous pouvez envoyer des rappels par courrier électronique et SMS. Ces rappels peuvent être programmés de plusieurs jours à plusieurs minutes avant votre réunion. Dans l'espace de coaching et de podcasting, nous envoyons des rappels aux clients sur 3 jours, 1 jour et 15 minutes, par email et par sms..
Les automatisations peuvent également envoyer des invités à une page de remerciement avec les prochaines étapes ou des informations supplémentaires pour préparer des réunions. Si vous exécutez un podcast, par exemple, après avoir programmé une heure sur votre calendrier, vous pouvez les envoyer à une page de remerciement suggérant le matériel qu’ils souhaiteraient peut-être pour l’entretien, les questions que vous pourriez poser et la mission de votre émission ou de votre société..
Quelle que soit votre activité, vous pouvez constater qu'avec les automatisations, les applications de planification de réunion font plus que rationaliser les paramètres de rendez-vous. Ils amorcent votre processus de travail ou de vente pour des résultats maximum.
Planificateur de réunion Applications et intégration
Dans notre monde connecté numériquement, la plupart des applications de planification de réunion s'intègrent également à d'autres sites Web et outils en ligne. Vous pouvez intégrer des widgets de planification sur votre site Web ou connecter votre planificateur à votre CRM.
Certains planificateurs s'intègrent à Zoom et beaucoup s'intègrent à votre système de calendrier actuel, tel que Google Agenda ou Office 365..
Les intégrations sont importantes lors de la sélection de votre planificateur de réunion, car cela réduit le nombre de nouvelles technologies à apprendre et simplifie le processus pour une mise en œuvre rapide..
Avant de vous lancer sur votre planificateur, recherchez les intégrations avec vos outils actuels et les applications de planification que vous envisagez..
Planificateur de réunions, applications et réputation
La réputation concerne la stratégie de marque et l'expérience de vos invités. Cela inclut l'apparence du planificateur de réunion spécifique que vous utilisez. Cela inclut également la manière dont vous utilisez cet ordonnanceur au sein de votre propre marque..
Vous pouvez envoyer un lien à votre invité et le programmer sur le site Web de l'application, mais vous obtiendrez une expérience de marque plus cohérente si vous lui envoyez un lien pour planifier sur l'application située dans votre site Web. Certaines personnes achètent même des noms de domaine personnels comme “meetwithyourname.com” et le transférer à leur page de planification.
De nombreuses applications, dans leurs packages mis à niveau, vous permettent d'ajouter votre marque ainsi que des liens de marque. Encore une fois, il s'agit d'une réputation et d'un jeu de marque qui créent une meilleure expérience client que vous ne pouvez tout simplement pas créer avec des pratiques de planification à l'ancienne.
Erreurs courantes d'utilisation des planificateurs de réunion
Dans le plaisir de rationaliser votre processus de planification, il peut être facile d’oublier les sentiments de ceux que vous invitez à rencontrer. Je connais. J'ai fait ça.
Dire “Hey, planifiez le temps sur mon calendrier” se sent plus froid que “Hey, voici mon calendrier. Pour éviter tout va-et-vient, choisissez l'heure qui vous convient le mieux..” La publicité
Assurez-vous toujours de bien encadrer votre invitation avec votre application de planification et de comprendre pourquoi nous le faisons de cette façon plutôt que de la manière personnelle et à l'ancienne..
Un peu de finesse va un long chemin. Sans cela, vous risquez de paraître transactionnel et froid.
Certains widgets de planificateur de réunion que vous pouvez intégrer à votre site peuvent prendre quelques secondes à charger. Si vous choisissez cette voie, assurez-vous qu'il y a un texte juste au-dessus du widget qui permet à votre invité de savoir que le calendrier apparaîtra ci-dessous et d'attendre qu'il se charge..
Si vous utilisez un outil de réunion en ligne tel que Zoom, il est également important de leur indiquer explicitement que la réunion aura lieu sur Zoom et d'inclure le lien Zoom dans le rappel par e-mail. Beaucoup font l'erreur de ne pas préciser le lieu de la réunion, ce qui peut créer un chaos de dernière minute au moment de la réunion..
Si vous avez besoin de paramètres spéciaux, tels qu'Ethernet, des micros externes ou des éclairages, indiquez à vos invités que sur votre page de remerciement et vos e-mails de rappel, ils sont prêts pour la réunion et vous permettent d'obtenir la meilleure réunion possible..
Avec une communication claire dans votre automatisation, vos outils de planification de réunion peuvent presque fonctionner comme un assistant virtuel pour une fraction du coût, ou gratuitement, selon l'application que vous choisissez..
11 applications de planification de réunion inspirées pour augmenter votre productivité
Voici 11 applications de planification de réunion inspirées que vous pouvez commencer à utiliser dès aujourd'hui pour rationaliser vos réunions et augmenter votre productivité:
1. ScheduleOnce
ScheduleOnce est un leader du secteur et une solution robuste. Que vous travailliez seul ou avec une grande équipe, ScheduleOnce peut vous aider.
ScheduleOnce vous permet de créer plusieurs utilisateurs et plusieurs calendriers. J'utilise un calendrier pour la réservation d'invités en podcast avec des automatisations configurées pour préparer mes invités à notre entretien. J'utilise un autre calendrier pour les sessions de stratégie et les appels de coaching.
ScheduleOnce a également des widgets intégrables afin que vous puissiez garder le planificateur dans votre propre site web.
À partir de 7 $ par mois et d'un essai gratuit de 14 jours, ScheduleOnce peut répondre à de nombreux besoins en entreprise..
Disponible sur le Web
2. Calendly
Calendly se distingue par son interface propre et facile à utiliser. Si vous aimez le design épuré, Calendly pourrait être votre choix. Il dispose également d'automatisations et d'intégrations robustes pour les individus et les équipes.
Vous pouvez essayer Calendly gratuitement pendant 14 jours. Leur forfait de base est gratuit, tandis que leur forfait le plus solide n’est que de 12 dollars par mois. La publicité
Disponible sur le Web | Google Chrome Extension
3. Assistant.
Pour ceux qui utilisent gmail, Assistant.to est une solution super simple.
À partir d'un email, vous cliquez sur l'icône Assistant.to et choisissez fois votre libre. Assistant.to intègre les heures directement dans l'e-mail afin que le destinataire puisse rapidement choisir une heure qui lui convient.
Bien qu'il n'ait pas toutes les fonctionnalités d'apps comme Calendly ou ScheduleOnce, Assistant.to est totalement gratuit..
Disponible sur le Web
4. Calendrier
Acuity est un planificateur de réunions robuste très similaire à ScheduleOnce. Il s'intègre aux CRM, aux plateformes de marketing par courriel, aux outils d'analyse et aux logiciels de comptabilité..
Il vient avec un essai gratuit de 14 jours. Ils ont un compte solo gratuit, mais si vous souhaitez bénéficier des intégrations, vous commencerez à 15 $ par mois au maximum et vous coûterez jusqu'à 50 $ par mois..
Disponible sur le Web | iOS | Android
5. Choisissez
Construit pour la simplicité, Pick est direct et facile à utiliser. Vous pouvez créer votre propre extension d'URL telle que pick.co/yournamehere et l'intégrer à l'agenda Google et à Office 365..
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Faites défiler vers le bas pour continuer à lire l'articleÀ 3 $ par mois, c'est un excellent outil pour une planification rapide.
Disponible sur le Web
6. X.ai
Pour ceux qui sont les premiers à adopter l'IA, cela peut être la solution pour vous. X.ai a créé deux assistants d'IA qu'ils appellent Amy et Andrew Ingram. Après avoir configuré votre compte, il vous suffit de les transférer dans vos courriels avec la personne que vous souhaitez planifier. Les assistants d’IA vont alors envoyer un courriel à vos invités jusqu’à ce que votre rendez-vous soit pris. La publicité
Ce type de programmateur semble plus personnel à cause du dialogue. Il y a des histoires sur leur site de personnes qui pensent qu'Amy et Andrew sont de vraies personnes. X.ai s'intègre à Google, Office 365 et Outlook.
À partir de 29 $ par mois pour un compte individuel et de 39 $ par mois par utilisateur pour un compte d'équipe, Amy et Andrew sont prêts à planifier des réunions pour vous. Voulez-vous l'essayer en premier? Ils ont un essai gratuit.
Disponible sur le Web
7. YouCanBook.me
est une autre solution compétitive pour la planification de réunions en ligne. Vous pouvez gérer les agendas de toute votre équipe, configurer les formulaires de réservation et les intégrer à votre agenda..
Ils ont un compte gratuit avec le nom de leur entreprise ou vous pouvez contrôler votre image de marque et votre apparence à 10 $ par mois pour toutes leurs fonctionnalités. Quoi qu'il en soit, cette entreprise mérite le détour.
Disponible sur le Web
8. Doodle
Doodle est unique dans l’espace des planificateurs de réunions car il aide les groupes de personnes à trouver un moment de réunion qui convienne à tout le monde..
Il s'intègre à votre calendrier et vous permet d'envoyer un sondage à tous les invités. Une fois que les gens ont voté, vous pouvez voir quelle heure est la meilleure pour tout le monde..
Vous pouvez également organiser des sondages pour déterminer vos préférences alimentaires si vous planifiez une réunion de déjeuner ou une partie de la ville si les gens viennent de partout..
Bien qu'il existe un compte gratuit, vous en profiterez à partir de 39 $ par an..
Disponible sur le Web | iOS | Android
9. Lorsque disponible
WhenAvailable est un autre planificateur qui fonctionne pour des groupes de personnes. Vous pouvez l'utiliser pour programmer un match de basket-ball, choisir votre prochain club de lecture ou réserver votre réunion de famille..
Leur compte gratuit permet jusqu'à 20 invités, des événements illimités et un groupe de contact. Pour 15 $ par an, vous débloquez tous les cadeaux, y compris des rappels et des messages de discussion. La publicité
Disponible sur le Web
10. Rallye
Comme Doodle et WhenAvailable, Rallly est utile pour planifier des réunions et des événements avec plusieurs personnes impliquées. Vous créez un sondage et tout le monde vote. C'est rapide et facile.
Contrairement à Doodle, il n’a pas autant de fonctionnalités, mais il est entièrement gratuit..
Disponible sur le Web
11. NeedtoMeet
NeedtoMeet est notre dernière application qui vous permet de planifier des réunions ou des événements pour plusieurs personnes. Il a des applications mobiles, des URL personnalisées, des interrogations faciles, des notifications et des commentaires..
NeedtoMeet permet également d'organiser des réunions 1: 1 pour des évaluations de performances, par exemple, pour l'ensemble de votre équipe. Vous envoyez vos créneaux d'agenda à votre équipe et celle-ci ne peut en choisir qu'un, ce qui minimise le nombre d'e-mails et la planification que vous devez coordonner..
Bien qu'ils aient un compte gratuit, vous pouvez déverrouiller toutes les fonctionnalités pour seulement 19 $ par an.
Disponible sur le Web
Le résultat final
Les applications du planificateur de réunions présentent des fonctionnalités variées et un design unique. Avant de vous engager et de réaliser que ce n’est pas un problème, je vous recommande d’explorer les 3 qui vous conviennent le mieux, puis de faire un essai avec chacun d’entre eux en même temps pour que vous puissiez voir comment ils se sentent lorsque vous les utilisez côte à côte..
Planifier des réunions à l'ancienne peut être fastidieux. Inversement, trouver une application de planification qui fonctionne de manière transparente en arrière-plan est un vrai paradis.
À l'instar des téléphones portables, les applications de planification de réunion passent d'un luxe agréable à une nécessité incontournable dans la vie des personnes productives. Lorsque vous explorez vos options, restez fidèle à votre marque et aux outils qui vous ont bien fonctionné jusqu'à présent. Trouvez simplement une application de planification de réunion qui fonctionne bien avec ce que vous avez créé..
Crédit photo en vedette: rawpixel via unsplash.com