7 façons de travailler plus rapidement grâce à la documentation

Les entrepreneurs d'aujourd'hui ont à la fois une situation pire et meilleure que toute autre génération de leurs pairs. Le volume de technologies et d’outils à portée de main est à la limite de l’étouffement, mais utilisé correctement, ces outils peuvent être incroyablement puissants..

Chaque jour, je suis bombardé de publicités pour de nouveaux outils, services et applications qui me rendront supposément plus efficace et me permettront de tirer le meilleur parti de mon entreprise, mais en réalité, seulement 1 sur 100 de ces choses m'aidera personnellement. Je trouve que ce qui aide, c’est de commencer à documenter ce que vous faites et comment vous le faites tôt et souvent. Pour vous aider à faire de même pour votre entreprise, voici sept conseils simples pour documenter le fonctionnement de votre entreprise, les outils que vous utilisez et ce que vous avez essayé (avec succès ou non)..

Utiliser un logiciel

Les cahiers, les notes collantes et les courriels ne sont pas de bons outils pour suivre le fonctionnement de votre entreprise. Vous pouvez certainement dépenser beaucoup d'argent et acheter des logiciels coûteux comme Omnifocus pour organiser des tâches et faire des listes, ou vous pouvez rester simple.

Pour tous mes besoins en matière de documentation, j'utilise Evernote. J'ai divisé mon entreprise en cinq composantes principales - ventes, marketing, production, gestion et finances - et créé des cahiers séparés dans lesquels je garde des notes sur des tâches spécifiques que je réalise quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. Des reçus et des documents fiscaux aux courriels que nous envoyons aux contacts non sollicités, tout est contenu dans environ 25 journaux soigneusement organisés, et tout est gratuit. La publicité

Go Mobile

Quel que soit l'outil que vous décidiez d'utiliser, assurez-vous qu'il comporte un composant mobile. Evernote convient parfaitement. C’est l’une des raisons pour lesquelles j’ai commencé à l’utiliser, et une autre application qui me plait pour son intégration mobile est Day One, une application de journalisation. Avec les éditions pour ordinateurs de bureau et mobiles iOS, Day One est un excellent moyen de prendre des notes sur ce que j'ai fait et sur toutes les préoccupations que j'ai eues un jour donné..

Collaborer avec des collègues et des clients

Même si vous travaillez à 100%, n'ayez pas peur de demander aux autres personnes de votre secteur (ou même à vos clients) ce qu'elles pensent de tel processus.

Nous engageons activement nos clients et leur demandons ce qu'ils pensent de nos processus de vente, de nos techniques de marketing et du service reçu. À quoi servirait de documenter un processus complexe si vous découvrez deux ans plus tard que vos clients le détestent?

Utiliser GTD pour hiérarchiser

David Allen's Faire les choses est l'un des livres les plus importants jamais écrits sur la productivité, et toute une catégorie de logiciels est construite autour des concepts de ce livre. La publicité

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Comment faire des changements dans la vie pour être la meilleure version de vous

L'idée de base est assez simple: quand une tâche arrive, vous agissez immédiatement. La tâche est inscrite sur votre liste de tâches avec la date et l'heure d'achèvement, soit placée dans un bac pour une évaluation ultérieure, soit à un membre du personnel ou à un sous-traitant qui peut la gérer à votre place. Toutes les tâches doivent être réalisables. La dernière chose que vous voulez voir dans trois semaines est une tâche de votre liste qui dit “avoir de nouveaux clients”. Merci moi-même, c'est très spécifique.

La méthode de gestion des tâches GTD aide à la documentation car elle vous oblige à penser en termes de tâches prioritaires et pouvant être exécutées. Lorsque vous faites cela, il est beaucoup plus facile de créer une liste des tâches impliquées.

Notes de révision une fois par mois

Lorsque vous prenez autant de notes, il est facile de s'asseoir tous les jours pour les lire et essayer de créer un motif, mais pour optimiser le rendement de votre investissement en temps, il est important de ne revoir vos notes qu'une fois par mois..

Lorsque vous le faites, trois choses se produisent: la publicité

1. Vous commencez à voir des modèles clairs
2. Vous pouvez organiser ces modèles en processus
3. Vous pouvez faire des plans en fonction de vos processus pour le mois prochain

Mieux encore, vous n'êtes pas distrait au quotidien par l'envie de réorganiser votre emploi du temps de façon compulsive. C'est fait qu'une fois par mois.

Partager des notes avec les clients

Ne vous contentez pas de demander des commentaires à vos clients et à vos clients; montrez-leur exactement ce que vous enregistrez. Nous utilisons des notes internes comme supports marketing et envoyons à nos clients potentiels un aperçu complet de ce que nous faisons et de la façon dont nous le faisons afin qu'ils puissent voir qui ils embauchent..

Cela crée non seulement la confiance en raison de la transparence; cela nous permet de résoudre tous les problèmes avant le début d'un projet qui autrement créeraient des problèmes.

Ne rien sacrer

Votre entreprise est spéciale pour vous, et certaines choses que vous faites depuis des années fonctionnent bien, mais les choses changent. Que vous soyez en croissance rapide ou que vous soyez obligé d’apporter des changements fondamentaux avec les avancées technologiques, vous devez être prêt et disposé à réviser les anciens processus quand ils ne fonctionnent plus aussi bien. Lorsque vous notez constamment ce que vous faites et comment vous le faites, vous constaterez plus rapidement ces tendances et pourrez vous y adapter en temps réel, et non dans des semaines ou des mois. Ce type d'agilité est extrêmement important lorsque vous essayez de rester en avance sur la courbe en constante évolution des affaires en ligne. La publicité

L’un des atouts les plus précieux de votre entreprise réside dans votre tête; Ce sont les pas que vous faites chaque jour pour faire avancer les choses. Lorsque vous les écrivez, vous permettez d'automatiser, d'externaliser et de rationaliser à peu près tous les aspects de votre travail. Ça ne veut pas dire toi devoir embaucher quelqu'un pour vous remplacer, mais vous serez beaucoup plus près du point où vous pourriez.

La documentation complète prend du temps, mais si vous commencez maintenant, vous constaterez presque immédiatement des résultats positifs et, avec le temps, vous créerez une habitude qui vous permettra de mener à bien presque toutes les tâches de votre liste de tâches..