Retour à l'essentiel

Dans mon premier versement de “Retour aux sources”, J'ai discuté de l'importance de votre boîte de réception - un seul endroit pour collecter toutes vos entrées pour le traitement. Dans cet article, nous discuterons du traitement lui-même - comment transformer les entrées en action.

En principe, le traitement est simple. Tout ce que cela signifie, c'est de décider quoi faire avec chaque élément d'information qui entre dans votre vie. En pratique, c'est très difficile, principalement parce que, à quelques exceptions près, nous ne sommes généralement pas prêts à prendre ces décisions - ou à nous engager à agir de la sorte. La publicité

Vous ne pouvez vraiment prendre qu'une poignée de décisions concernant une entrée:

• vous pouvez effacer il. C'est sans importance - courrier indésirable, informations que vous avez déjà, rappels de tâches déjà effectuées, etc..
• Vous pouvez réorienter il. S'il y a une autre personne pour laquelle la tâche ou l'information conviendrait mieux, transmettez-la-leur.
• Vous pouvez archiver il. Tout ce dont vous n’avez pas besoin maintenant mais dont vous aurez probablement besoin à l’avenir - une carte de visite ou une adresse professionnelle, une brochure du vendeur, un article de magazine - peut être classé pour référence future..
• Vous pouvez record il. Les informations dont vous pourriez avoir besoin à nouveau mais dont vous n'avez pas besoin dans sa forme originale peuvent être extraites et entrées dans un programme de prise de notes, votre responsable des contacts, un carnet de notes, etc., ainsi que l'original supprimé / jeté.
• Vous pouvez faire il. Certaines entrées nécessitent une action immédiate et peuvent être effectuées à la fois.
• Vous pouvez programme il. Certaines entrées nécessitent une action, mais pas immédiatement - bloquez une période de temps appropriée dans votre calendrier pour les effectuer..
• Vous pouvez reporter il. Lorsqu'une entrée nécessite une action mais que vous ne pouvez pas la prendre, vous devez la reporter à plus tard..

Étant donné le nombre limité de choix possibles, il devrait être relativement facile de gérer votre boîte de réception, d'extraire les informations dont vous avez besoin, de classer des éléments, d'ajouter quelques éléments à votre liste de tâches ou à votre calendrier, de déposer quelques éléments dans votre boîte d'envoi. et passer à autre chose.

Mais ce n'est pas. Nous nous accrochons à des choses, surtout à cause de ces embêtants “reporter” intrants - choses sur lesquelles nous savons que nous devrions faire quelque chose mais que nous ne pouvons pas, pour plusieurs raisons: Publicité

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• Le manque d'information: Vous ne savez pas assez pour savoir quoi faire avec quelque chose.
• Manque de ressources: Tu sais ce que tu devrait mais vous n’avez pas tout ce dont vous avez besoin pour le faire - argent, temps, équipement, main-d’œuvre, etc..
• Manque d'urgence: Tu sais quoi faire et pourrait faites-le, mais ce n'est pas important de le faire maintenant alors tu le remets.
• Manque d'autorité: Vous êtes prêt, disposé et capable de prendre une décision, mais vous ne vous sentez pas autorisé à agir en conséquence..

Généralement, l’un de ces obstacles est utilisé pour extraire un élément de votre boîte de réception, le regarder, reconnaître qu’il vous manque un élément important - informations, ressources, urgence ou autorité - pour agir en conséquence, puis: vous remettez-le dans notre boîte de réception!

Ne fais pas ça.

Si vous voulez garder le contrôle de tout et garder vos intrants de vous submerger, il est important de briser cette habitude. Ce qui signifie que vous devez changer votre façon de penser en matière de traitement, de décision et d’action. La publicité

Lorsqu'un élément atteint votre boîte de réception que vous ne pouvez pas traiter immédiatement, il devient un projet - un résultat qui nécessitera plusieurs étapes. Et la première étape de ce projet consiste à résoudre le problème, à combler le manque qui vous empêche de mener à bien la tâche..

Afin d'éviter de remettre des objets dans votre boîte de réception, vous avez besoin d'un endroit pour garder les projets en attente. Cela peut être un fichier accordéon sur votre bureau ou un tiroir classeur pour les fichiers en direct. Vous avez également besoin d’un moyen de garder une trace de votre travail: une liste de projets avec des pointeurs sur le fichier en attente..

Et vous devez ajouter toutes les actions nécessaires pour pouvoir agir sur votre liste de tâches. “Obtenir la liste des membres potentiels de l'équipe HR for Build Team”; “Recherchez un installateur de cloisons sèches fiable pour Fix Hole in Kitchen Wall.”; “Fixer un rendez-vous avec le vice-président du marketing pour discuter des mesures possibles à prendre pour une offre de partenariat dans le cadre d'un partenariat”; “Lisez la série Back to Basics de Lifehack pour comprendre comment traiter ma boîte de réception”. La publicité

Ce n’est pas si difficile: j’étiquette le nom du projet sur un fichier et j’étiquette les actions de ma liste de tâches avec “pour [Nom du projet]”. Et je garde une liste des projets actifs dans mon cahier. Donnez-vous la permission de réutiliser le diable de vos dossiers - vous n'avez besoin d'aucune excuse pour penser à quelque chose comme “trop petit” être considéré comme un projet. Si ce n'est pas quelque chose que vous pouvez vous asseoir et faire maintenant, c'est un projet.

Le traitement n’est pas difficile, mais cela demande de la discipline et du temps. Discipline, car il est facile d'être distrait et de retarder la prise de décision concernant des choses que vous ne pouvez pas faire maintenant. Temps clair parce que finalement vous faire besoin de prendre une décision, et vous ne pouvez pas le faire avec mille autres choses dans votre esprit.

Alors Je vous recommande de prévoir quelques blocs de temps de 15 minutes (ou plus) pour traiter votre boîte de réception tout au long de la journée.. Fermez la porte (si vous en avez une) et entrez dans le “zone de traitement”. Ayez vos chemises de classement, votre étiqueteuse (si vous en utilisez un - cela semble idiot, mais cela vous aidera beaucoup à entrer dans le bon état d'esprit), votre liste de tâches et un stylo. Faites la même chose à la maison - prenez quelques minutes chaque jour pour tout traiter.

Le nombre de fois que vous faites cela par jour dépend de votre situation particulière - gardez un œil sur votre boîte de réception pendant quelques jours pour voir à quelle fréquence elle se remplit et à quel point les éléments qui entrent dans votre boîte de réception sont urgents. Pour la plupart des gens, une fois le matin et une heure environ avant de quitter le travail suffit, et peut-être même une fois à l'heure du déjeuner. Si votre boîte de réception est pleine particulièrement rapidement, il vous faudra peut-être plus de 15 minutes. L'astuce consiste à trouver une fréquence et une durée qui vous laisse aussi libre que possible de faire votre travail le reste du temps..

Et garde toi libre le reste du temps. Ne répondez pas à chaque élément lorsqu'il apparaît dans votre boîte de réception. Vous pouvez également ne pas avoir de boîte de réception du tout si vous autorisez le monde à interrompre vos activités à tout moment et à tout moment. ils penser est important devant votre visage. De cette façon, la folie ment!