Réponses en conserve Quels courriels devriez-vous normaliser?

J'ai toute une pile de réponses standard que je coupe et colle dans les courriels. Il y a certaines demandes d'informations, par exemple, que je reçois assez régulièrement. Je ne suis pas vraiment intéressé à retaper le même message encore et encore, j'ai donc sauvegardé mes emails couramment utilisés et juste coupé et collé. Gmail a grandement simplifié le processus cette semaine avec la nouvelle fonctionnalité Canned Response proposée par Google Labs. Je l'ai activé et j'ai converti tous mes messages sauvegardés en réponses prédéfinies. Cela m’a donné l’occasion de jeter un coup d’œil sur les messages que j’utilise couramment et j’ai pensé que je les partagerais avec vous. La publicité

Mes emails standard

1. Disponibilité - Chaque fois que quelqu'un souhaite se rencontrer, que ce soit en personne, par téléphone ou en ligne, je trouve qu'il est plus facile de coller simplement ma disponibilité normale et mes meilleurs moments pour des réunions. Je modifie le courrier électronique une fois que ma disponibilité normale est répertoriée. après tout, je pourrais avoir un rendez-vous non récurrent à prendre en considération. Mais, pour beaucoup d'entre nous, un courriel général indiquant l'heure à laquelle nous sommes libres ne varie pas beaucoup d'une semaine à l'autre..
2. Formulaires - J'ai quelques rapports à envoyer une fois par semaine. J'ai créé des formulaires de texte de base, où je viens d'ajouter les informations de la semaine en cours. Je fais quelque chose de similaire avec mes factures, mais je dois faire très attention à ce que mes livres et mes emails correspondent.
3. Accrochage d'emails - Il y a toute une série d'emails que je déteste envoyer et je les ai tous regroupés dans ma pile d'emails "lancinants". Je reçois des courriels pour rappeler aux clients que les paiements sont en retard, que quelqu'un a violé mon droit d'auteur et toutes les autres lettres qu'il y a dix ans, je l'aurais simplement Xeroxé et fourré dans une enveloppe.
4. Lettres de motivation - En tant que pigiste, je cherche presque toujours du travail. Je connais quelques employés à temps plein qui sont également à la chasse perpétuelle. Nous avons tous l'habitude de chercher un travail qui nous convient et de répondre avec une lettre de motivation, un curriculum vitae et des échantillons. Il est extrêmement rare que j'écrive une lettre de motivation à partir de zéro. Je suis assez confiant dans ma lettre d'accompagnement; cela m'a déjà valu beaucoup de travail. Il y a des travaux que je ne fais pas plus que changer le nom en haut avant d'envoyer mon email.
5. Sites Web - J'appartiens à plusieurs sites Web auxquels je reçois régulièrement des courriers électroniques auxquels je dois répondre. L'un, par exemple, est un site qui me permet d'échanger des livres. Je dois envoyer un courriel aux autres membres pour qu'ils échangent régulièrement des informations sur l'expédition. Cette catégorie de courriels est une des raisons pour lesquelles je suis particulièrement enthousiasmé par les réponses préprogrammées: je souhaite configurer des filtres pour gérer la réponse automatique à ces courriels sans que je doive faire quoi que ce soit, sauf aller au bureau de poste. Craigslist est le genre de site pour lequel une réponse prédéfinie est particulièrement idéale pour.
6. Projets - Lorsque je commence un nouveau projet, je voudrais commencer par poser une question d'ordre général pour que toutes les personnes impliquées aient une idée similaire de ce sur quoi nous travaillons. Bien que ces questions ne constituent généralement pas un courrier électronique complet à partir d'un projet, j'aime bien pouvoir les déposer facilement. J'ai quelques autres morceaux de texte qui sont utiles dans les courriels pour de nombreux projets différents, tels que les demandes de certains types d'informations nécessaires pour continuer.

La clé est la personnalisation

J'ai beaucoup d'autres emails standard. Mais je ne veux pas que vous pensiez que je n'envoie que des courriels sous forme de formulaires - que je n'ai jamais réfléchi aux messages que je transmets. À quelques exceptions près, il est assez rare que j'envoie une de mes réponses standard sans l'ajouter, la peaufiner ou la modifier en général. Mes réponses standard sont plus des modèles que des lettres types, dans la plupart des cas. La publicité

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J'ai commencé à utiliser des modèles pour réduire le temps que je passais à regarder ma boîte de réception. Si j'ai au moins un point de départ pour les courriels les plus courants que je reçoive, je peux supprimer le courriel complet en peu de temps. Je peux répondre à un courrier électronique d'une journée entière en deux fois moins de temps que si je partais de zéro pour chacun d'entre eux. Dernièrement, il me semble que cela prend plus de temps pour copier et coller une réponse que pour peaufiner ce message pour son destinataire. La publicité

Si je pense avoir dû répondre à la même question deux fois, je sauvegarde généralement ma réponse. J'ai un dossier assez sain maintenant - même si certaines de mes réponses ne sont pas réellement utiles de manière très régulière. Mais j’ai constaté que, à mesure que ma pile d’emails standard grandissait, j’ai une sorte de réponse de modèle pour 90% des emails que je reçois..

Je pense que Canned Response facilitera la gestion de ces modèles: j'ai utilisé de simples fichiers texte, TextExpander et même des brouillons dans mon compte Gmail pour gérer mes réponses standard. Bien que toutes ces options soient acceptables, aucune d’entre elles n’est géniale - elles n’ont pas été créées avec une telle tâche à l’esprit. Mais Canned Response est vraiment conçu avec cette approche du courrier électronique à l’esprit. Ces autres méthodes continueront cependant de fonctionner si vous n'êtes pas intéressé par Gmail..