Conseils de messagerie efficaces

Parties prenantes (public et personnes apparentées)? Assujettir? Importance? Connexions Internet expéditeur et destinataire? Sont tous les problèmes que vous devez penser lors de l'envoi et le courrier électronique. Si vous souhaitez envoyer des courriers électroniques de manière plus efficace en respectant les normes générales relatives à l'étiquette des courriers électroniques, continuez à lire..

Dans cet article, nous allons essayer d'aborder les différentes questions importantes relatives aux étiquettes et protocoles de courrier électronique:

Conseils liés à la boîte de réception
Organisez votre courrier - utilisez des filtres (par personne / société / sujet / statut du destinataire - À, Cc ou BCc) pour organiser votre boîte de réception et votre boîte d'envoi. Les logiciels susceptibles de vous aider à y parvenir incluent Microsoft Outlook et Outlook Express. De cette façon, vous pourrez optimiser la réception, la lecture et, à son tour, la réponse de votre courrier électronique, car tous vos messages sont triés en fonction des priorités que vous avez définies. La publicité

Conseils pour la rédaction et l'envoi de courriers électroniques
Qui sont les intervenants? - et quelle est leur signification par rapport au sujet de votre courrier électronique? Si vous écrivez un e-mail au travail pour signaler un incident ou faire le suivi d'une échéance / date d'échéance particulière, vous aurez probablement la configuration suivante:
À: Votre destinataire principal actuel (à qui cet email est indispensable)
Cc: (envoyer une copie carbone) du courrier électronique à vos parties intéressées.
Il y a 2 perceptions célèbres pour qui placer dans la section destinataire Cc de votre message électronique.
Un point de vue consiste à avoir votre responsable direct, et probablement le responsable direct de votre destinataire. Cette copie est généralement conservée à titre de référence et les responsables ne s'y réfèrent généralement pas ou ne les lisent que s'ils disposent de plus de temps OU si un problème concernant cet e-mail s'est posé.
Le point de vue opposé (appliqué dans d'autres endroits du monde) est de placer les personnes qui sont dans la catégorie FYI (Pour votre information) dans la section Cc. Ces personnes ont besoin de connaître les informations pour mieux effectuer le travail, mais elles ne doivent pas (nécessairement) répondre au courrier électronique. Les défenseurs de ce point de vue ne cèdent pas leurs gestionnaires.
BCc: (envoyez une copie carbone aveugle) du courrier électronique à une autre partie que vous pensez avoir besoin de connaître sur le sujet, sans en informer les autres parties (c'est-à-dire les destinataires À et Cc) des connaissances de cette personne.

Connexion du destinataire: si vous saisissez un long email avec des pièces jointes et des images et que vous l'envoyez à quelqu'un dont la connexion Internet est lente, il / elle pourrait tout aussi bien se mettre à l'écrire après lecture - le cas échéant!

État du destinataire:
Horaire de travail - Occupé? Il est essentiel de garder un e-mail court et précis car il pourrait avoir des centaines d'autres e-mails à lire. La publicité

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Accepte HTML? Vous pouvez également consulter votre destinataire avant de lui envoyer des courriers électroniques contenant du contenu HTML, car la plupart des gens désactivent généralement cette option pour réduire la taille de leurs courriels..

Jargon: Essayez d’éviter les abréviations et le jargon spécifique à un champ afin que votre destinataire puisse vous comprendre. Le plus souvent, les ingénieurs - par exemple - ont tendance à utiliser leurs abréviations tout en s'adressant même à leurs supérieurs hiérarchiques - qui ont peut-être oublié la signification de ce jargon technique..

Selon Nancy Flynn et Tom Flynn: «En obligeant les employés à utiliser un langage approprié et professionnel dans toutes les communications électroniques, les employeurs peuvent limiter les risques de responsabilité et améliorer l'efficacité globale de la messagerie électronique et de la copie Internet de l'organisation» Publicité

Importance: Classer votre courrier électronique en termes d’importance, d’urgence et de confidentialité ajoute également un goût de compréhension pour le destinataire. Vous pouvez même indiquer aux destinataires d’agir en identifiant clairement les propriétés du courrier électronique dans un tableau en haut de votre contenu..

Essayez de rendre plus facile pour votre destinataire de comprendre le but de l'e-mail. Vous pouvez même définir vos courriels comme “Action requise”, “FYI - Pour votre information”, “Nécessite une réponse”, “Sensibles au temps”, ou d'autres mots clés liés à l'action, au temps ou à la sensibilité dès le début.

De plus, les programmes de contrôleurs de spam éliminent souvent “Déchet” messages électroniques sans sujet ou avec une signification ambiguë. La publicité

Casquettes - N'utilisez jamais de lettres majuscules lorsque vous tapez ou envoyez un message électronique à qui que ce soit. Pour commencer, les chapeaux sont considérés comme impolis et ressemblent à crier dans le discours (Ellen Dowling).

Genre de sujet - Évitez de mélanger des sujets dans votre courrier électronique. Sauf avis contraire de votre supérieur ou de votre culture de travail, mélanger les sujets dans un seul message électronique risque de semer la confusion parmi vos lecteurs. Au moins, ne mélangez pas le type de message; si vous parlez de travail, restez concentré sur des sujets de travail sans vous attarder sur des problèmes personnels.

Relire - Toujours relire votre courrier électronique avant de l'envoyer. Cela peut vous prendre une minute et 10, mais vous serez certain que le message que vous avez envoyé est exempt de toute erreur grammaticale, de vocabulaire ou d'utilisation appropriée..

Ligne d'objet - ce que vous écrivez dans l'objet est presque aussi important que l'e-mail lui-même. Dans la plupart des cas, l’objet de votre ligne de sujet détermine si le destinataire lira votre courrier électronique ou même quand il le lira..