Quelle est l'importance de l'email?

Combien de temps passez-vous à utiliser votre courrier électronique? Avez-vous l'impression d'être constamment soustrait à d'autres tâches importantes, car vous ne pourrez jamais satisfaire votre boîte de réception??

Si la réponse est oui, voici la question que vous devez vous poser: Avez-vous déjà réfléchi à l’importance de vos courriels??

Depuis que le courrier électronique est arrivé, il a réussi à remplacer la plupart des choses dans nos vies! Dès qu'un email arrive dans notre boîte de réception, nous ressentons le besoin impérieux de répondre immédiatement. La publicité

Mais ça n'a pas à être comme ça.

Une nouvelle recherche a montré que seulement 1 courrier électronique sur 3 est essentiel au travail et nécessite une action..

Le scientifique en chef, Nathaniel Borenstein de Mimecast (qui a mené la recherche) a déclaré:

“Ce qui est clair, c’est que l’employé moyen fait face à un défi de taille: il suffit de traiter les informations qui arrivent dans sa boîte de réception et d’identifier les messages qui sont réellement critiques.”

Je suis sûr que vous-même en avez fait l'expérience. En moyenne, je reçois plus de 100 courriels chaque jour. Combien d'entre eux sont vraiment importants? Probablement moins de 10. (La plupart d'entre eux sont plus une distraction que de n'importe quelle utilisation.)

Alors, pourquoi ne pas prendre cette nouvelle recherche comme un signe pour faire un peu de ménage de printemps? Il est temps de créer de l'espace dans votre boîte de réception afin que vous puissiez vraiment vous concentrer sur les tâches qui font la différence pour votre entreprise ou votre travail..

3 étapes pour nettoyer votre boîte de réception au printemps

1. Se désabonner. Soyez impitoyable et désabonnez-vous de tout bulletin électronique qui n'a pas été lu au cours des 2 dernières semaines. Si vous ne l'avez pas lu, dans quelle mesure êtes-vous susceptible de le faire à l'avenir? Soyez réaliste et supprimez ces abonnements inutiles.

2. Faire face à la "peur de la souscription de manquer". Rappelez-vous qu'en vous désabonnant, vous ne manquez pas. Vous pouvez toujours visiter le site Web ou le blog à votre guise et accéder aux informations. Ce n'est pas un dernier au revoir! La publicité

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3. Configurer les 'règles de messagerie'. Vous pouvez configurer des «règles» pour que certains types d’e-mails soient immédiatement placés dans le dossier de votre choix. Cela signifie que vous conservez votre boîte de réception claire des courriels qui ne sont pas importants. J'utilise cet outil pour déplacer tous les courriers électroniques de "lettres d'information", car ils peuvent facilement utiliser 30 à 40% de ma boîte de réception. (Remarque: je suis une fille Mac, je ne sais donc comment faire cela que sur un Mac.)

Voici le processus utilisant Entourage:

Créez d'abord un nouveau dossier…

1. Créez un nouveau dossier de courrier électronique en allant dans le menu déroulant "Fichier"..
2. Sélectionnez 'Nouveau' puis 'Dossier'.
3. Assurez-vous de donner à votre dossier un titre pertinent, tel que "lettres d'information" ou "amis personnels" (selon votre sujet)..

Ensuite, établissez des règles… La publicité

1. Aller au menu déroulant "Outils".
2. Sélectionnez 'Règles' puis 'Nouveau'.
3. Donnez un titre à votre règle.
4. Sélectionnez "Ajouter un critère" - une boîte apparaît en dessous et indique "de" (si elle ne dit pas "de", sélectionnez "de" dans le menu déroulant)..
5. Assurez-vous que la case en regard de 'de' indique 'contient', puis dans la case en regard de cette adresse, ajoutez l'adresse de messagerie pour laquelle vous créez la règle..
6. En dessous, vous verrez une section qui dit "Alors" Ajouter une action "Supprimer une action", ici vous devriez voir deux autres cases côte à côte.
7. Assurez-vous que la première case indique «déplacer vers» (vous devrez peut-être sélectionner cette option dans le menu déroulant)..
8. Dans la zone à côté de cela, vous devez sélectionner le nom du dossier que vous avez créé à l'étape 1..
9. Appuyez sur 'OK' et votre règle a été configurée! Entourage va maintenant déplacer tous les courriels de l'adresse que vous avez entrée dans le dossier sélectionné!
10. Passez en revue et créez des règles pour tous les courriels que vous jugez «non urgents».

C'est tout. Profitez de votre nouvelle boîte de réception propre et claire!

(Crédit photo: Icône Mail à l'écran via Shutterstock)