Dominick Harrison
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En utilisant “défenses concentriques” éviter les interruptions que vous ne pouvez éviter autrement
La plupart des articles que vous lisez sur la gestion des distractions qui font perdre du temps et de l’attention se concentrent sur les éviter complètement (se fermer, une meilleure organisation, une meilleure affectation du temps) ou ne pas augmenter soi-même leur nombre (minimiser les réponses aux courriels et aux messages instantanés, filtrer les appels téléphoniques, en évitant les commérages).
C'est bon. Mais qu’en est-il de ceux qui passent tout simplement par de telles défenses: les appels téléphoniques que vous ne pouvez pas éviter, les visites personnelles à votre bureau, les appels de votre patron? Existe-t-il des moyens de gérer ces problèmes tout en gardant l’esprit concentré sur ce que vous devez faire? La publicité
Il y a; et c'est le sujet de cet article.
La publicité
Quels sont “défenses concentriques?”
L'approche que je préconise est basée sur l'idée de “défenses concentriques:” une idée d'abord utilisée par les constructeurs de châteaux médiévaux. Le concept est simple: vous commencez par une défense extérieure - peut-être un fossé ou un fossé - pour empêcher les assaillants de vous atteindre. Si cela échoue, ils sont confrontés à de hauts murs et à des tours de garde. Capturez ceux-ci et vous trouverez un autre ensemble de murs et de tours à l'intérieur. En effet, l'attaquant doit tout recommencer.
La plupart des châteaux de ce type avaient peut-être trois lignes de défense, y compris le fossé. Certains en avaient quatre, avec une dernière tour ou “garder” à l'intérieur du deuxième ensemble de murs. Je suggère six lignes de défense progressives contre les distractions et les interruptions, vous permettant ainsi de tout gérer, du collègue irréfléchi au patron qui vous demande de laisser tomber tout le reste et l'attention sa besoin - maintenant! La publicité
Les six défenses concentriques contre les distractions et les interruptions
Les voici. Je vais supposer que vous avez déjà essayé le moyen conventionnel d'éviter les distractions (notée ci-dessus) et qu'il est soit dépassé, soit ne sera pas arrêté par ceux-là de toute façon:
- le première défense est le plus simple: ignorez simplement la distraction. Cela ne fonctionnera pas avec un appelant personnel, mais cela peut se faire avec des appels téléphoniques et des courriers électroniques - du moment que vous êtes sûr de savoir qui appelle. Ignorez l’interruption jusqu’à ce que vous soyez prêt à y faire face - ce qui peut ne jamais être.
- Votre deuxième ligne de défense devrait être de noter le sujet de l’interruption - afin que vous puissiez être sûr de la traiter plus tard - alors ne lui accordez plus d’attention. Cela fonctionne bien avec les demandes de courrier électronique pour les données ou les appels téléphoniques simples. Même quelques visites personnelles peuvent être traitées de cette façon, à condition que le visiteur ne s'attende pas à une conversation prolongée. Assurez-vous d'y revenir et de fournir ce qui a été demandé. De cette façon, les gens feront confiance au processus à l'avenir et ne s'attendent à rien d'autre pour leur donner la certitude que vous avez entendu parler.
- le troisième ligne est de traiter avec ceux qui ont besoin de savoir, clairement, que vous les avez entendu et répondra en temps voulu. J'appelle ça “reconnaître, noter, répéter et mettre de côté.” Accuser réception de la demande; assurez-vous qu'ils vous voient le noter (ou assurez-vous que vous le faites); répéter si nécessaire; puis mettre de côté. La même condition s’applique comme avec le moyen de défense précédent: vous devez prouver que volonté traiter avec ce qu'ils veulent - seulement plus tard, quand cela convient à votre emploi du temps.
- Cela ne sera toujours pas suffisant pour certaines personnes, qui soupçonnent que vous les empêchez et vont simplement ignorer ce qu'elles veulent; ou ça “quand ça te va” peut se révéler être un temps indéfini, loin dans le futur, quand la réponse sera de toute façon inutile. Pour cela, utilisez le quatrième ligne de défense: “accuser réception, planifier, répéter avec l'heure planifiée et mettre de côté.” Vous accusez réception de la demande, définissez un délai précis pour l'exécuter, répétez l'heure pour montrer que vous y êtes engagé, puis mettez la demande en attente jusqu'à cette date. Cela fonctionne très bien avec les requêtes non urgentes générées par les patrons..
- Nous en sommes maintenant aux interrupteurs qui n'acceptent tout simplement pas la promesse de répondre au besoin plus tard. Pour eux, je suggère la cinquième ligne: “Reconnaître, faire le minimum, programmer le reste, puis mettre de côté et continuer.” Vous reconnaissez ce qu'ils veulent, faites le minimum absolu possible pour le traiter immédiatement (pour démontrer que vous leur donnerez vraiment ce qu'ils veulent), établissez un calendrier ferme pour terminer le travail et mettez-le de côté jusqu'à cette date. Vous avez subi quelques interruptions, mais probablement pas assez pour vous remettre sérieusement en cause. Cela devrait être votre défense automatique pour les patrons qui exigent voir action de votre part, même lorsque la demande n'est pas vraiment urgente.
- le finale, sixième ligne de défense est celui que vous devriez utiliser avec le patron qui ne sera satisfait que par une action instantanée de votre part, même si cela interfère avec votre autre travail. Dans ce cas, vous devez inverser l’un des moyens de défense précédents: vous accusez réception de la demande., notez soigneusement où vous en êtes dans ce que vous faites actuellement (afin que vous puissiez revenir à cet endroit rapidement après), traitez ENTIÈREMENT les exigences impérieuses du patron et oubliez ce que vous deviez mettre de côté pour le faire.
Cette dernière étape est essentielle. Si vous continuez à penser à ce que vous avez dû laisser pour répondre aux demandes du patron, vous vous sentirez de plus en plus anxieux et frustré; De plus, vous ne penserez pas vraiment à ce que vous devez faire pour satisfaire le patron. Cela peut donc vous prendre plus de temps, et cela vous rendra certainement plus en colère et stressé.
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C'est ma liste de suggestions. Vous avez peut-être trouvé d'autres moyens de gérer les distractions que vous n'avez pas générées et que vous ne pouvez pas éviter. Si tel est le cas, ajoutez un commentaire à cet article et partagez-le avec les autres lecteurs, s'il vous plaît. Aujourd'hui, c'est peut-être le jour où vous aidez une personne aux prises avec un problème que vous savez résoudre..