Comment créer un dossier personnel à domicile - et pourquoi s'en faire

Conservez-vous des copies de vos dossiers médicaux? Qu'en est-il de vos déclarations de revenus? La plupart des gens le font, car les informations contenues dans ces documents sont suffisamment importantes pour que votre médecin ou l'IRS en ait une copie - vous voulez en avoir une copie également. Il en va de même pour une grande variété de documents d’emploi que de nombreuses personnes conservent au bureau, s’ils les conservent du tout. Mais il existe de nombreux arguments contre le maintien de vos informations personnelles au travail. Au lieu de cela, pensez à garder des copies à la maison et à créer un dossier personnel.

Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin de vérifier vos copies de vos informations d'emploi même lorsque vous n'êtes pas au travail: en cas de grippe, ce mémo en congé de maladie ne vous fera pas beaucoup de bien dans votre vie. Bureau. Il en va de même si vous obtenez une meilleure offre d'emploi et que vous souhaitez vérifier votre contrat actuel. Et si le pire se produisait et que vous perdiez votre emploi, vous ne pourriez peut-être pas obtenir des copies de tous les fichiers laissés sur votre bureau. La publicité

Documents appartenant à votre dossier personnel

Contrats de travail: Bien que tous les employeurs n’exigent pas de contrats écrits, beaucoup le font. Ils peuvent prendre la forme d’offres d’emploi formelles, de lettres d’entente ou d’autres documents - mais quelle que soit sa forme, vous devriez en avoir une copie chez vous. Bien que de nombreuses personnes se sentent à l'aise de déchiqueter leurs contrats dès la fin de leur emploi, il vaut la peine de les conserver plus longtemps. Au minimum, vous devriez conserver un contrat jusqu'à l'expiration de toute clause (par exemple, des clauses de non-concurrence), bien qu'il soit raisonnable dans la plupart des cas de conserver des copies de vos contrats indéfiniment..

Avantages: de votre espace de stationnement à votre assurance dentaire, votre ensemble d'avantages sociaux regorge d'informations importantes. Étant donné que vos prestations constituent techniquement une partie de votre rémunération, il est intéressant de garder une copie sous la main - et de vous assurer de tirer pleinement parti de ce que votre employeur vous propose. De plus, parce que vos avantages peuvent affecter votre vie à la maison - une assurance maladie, ça vous tente? - pouvoir consulter cette information à la maison peut être crucial.

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Évaluations des performances: en théorie, les évaluations des performances sont la manière dont votre employeur vous indique où vous faites un bon travail et où vous pouvez vous améliorer. En réalité, la plupart des entreprises considèrent les évaluations de performance comme un moyen facile de déterminer les promotions et les augmentations. Garder une trace de ces informations peut vous aider à trouver une opportunité ou deux avec votre employeur. La publicité

Registres de la paie: Si votre société se sent mal à l'aise et que vous vous retrouvez en mesure de faire une demande d'assurance-emploi, il est probable que l'on vous demandera certains registres de paie. En cas de problème lors du traitement de votre demande, il est possible que l'on vous demande une documentation de plusieurs années. Ils voudront aussi au moins une partie de vos relevés d’impôts - aux États-Unis, la plupart des États exigent au moins une copie de votre formulaire W-2. Les exigences peuvent différer considérablement dans d'autres pays.

Mises à jour: Tous les mémos et mises à jour diffusés au bureau concernant votre assurance maladie, les temps de rapportage et tout ce que votre superviseur ou votre responsable des ressources humaines propose ressemblent à une excellente doublure. Mais un nombre surprenant d'entre eux méritent d'être conservés, du moins à court terme. Il faut faire preuve de discrétion pour déterminer quelles mises à jour valent la peine d'être remplies, mais celles qui concernent votre rémunération ou vos responsabilités valent généralement la peine d'être conservées.

Description de poste: Votre description de poste peut changer pendant que vous êtes chez votre employeur, mais il est important de conserver une copie de chaque version. Ce n'est pas pour que vous puissiez argumenter contre l'exécution d'une tâche simplement parce que cela ne figure pas dans votre description de travail. Si vous vous occupez régulièrement de tâches dépassant votre niveau de rémunération, apporter une copie de votre description de travail à votre superviseur peut vous aider à obtenir un poste. élever. Si possible, conservez une copie de votre CV au moment de recevoir chaque description de poste afin de pouvoir montrer votre progression en termes de compétences et d'expérience. La publicité

Documentation des problèmes: Il existe des problèmes dans toutes les situations de bureau, et certains d'entre eux peuvent nécessiter une documentation. Si, par exemple, un collègue se comporte de manière inappropriée, vous pouvez ressentir le besoin de conserver une trace du problème. Conservez une copie de ce document à la maison. Dans certains cas, il peut être intéressant de conserver la seule copie à la maison. De tels enregistrements peuvent en réalité causer des problèmes s’ils se retrouvent au bureau.

Votre effectif actuel: Dans la plupart des endroits, vous avez légalement le droit de consulter votre enregistrement personnel chaque fois que vous souhaitez vous rendre au service des ressources humaines. Vous voudrez peut-être demander de faire exactement cela - encadrez votre question de manière à ne pas amener les RH à vous classer au fond du tiroir lorsque vous aurez terminé, bien que.

Garder une trace de tous les papiers

Tous ces enregistrements peuvent constituer une belle pile de papier. Idéalement, vous allez acheter un tas de chemises et un classeur, mais cela n’est peut-être pas une option réaliste. Au lieu de cela, tout système d’organisation soigné qui vous permet d’accéder facilement à tous les papiers que vous voulez bien fonctionne parfaitement. Les dossiers à onglets et une boîte peuvent être la meilleure solution pour vous (tant que vous les stockez dans un endroit sec). La publicité

Vous voudrez conserver la plupart de ces documents pendant un moment. En cas de problème avec votre employeur (ou ancien employeur), il peut vous être demandé de fournir une documentation datant de plusieurs années. Si vous ne rencontrez aucun problème après quatre ans, vous êtes généralement considéré comme clair. C'est la même période pendant laquelle votre employeur est tenu de conserver ses documents.

Si vous avez d'autres suggestions concernant des documents devant figurer dans un dossier personnel, veuillez les partager dans les commentaires..