Joseph McCoy
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Il est 6h du matin. Vous venez de vous réveiller et êtes prêt à prendre une douche. Après la douche, il est temps de déjeuner, de lire l'actualité en lisant le journal du matin et de commencer votre travail..
Vous vous sentez merveilleux, détendu et heureux. Vous avez des attentes très élevées pour la journée et vous voulez être aussi productif que possible.
Avance rapide jusqu'à 14 heures le même jour. Vous travaillez pressé et vous avez à peine eu l'occasion de prendre une pause déjeuner.
Vous commencez à vous sentir un peu stressé et fatigué à cause d'un emploi du temps chargé. De plus, il semble que vous deviez revenir à certaines tâches et les corriger, car vous n'aviez pas le temps de vous concentrer correctement sur elles..
La journée qui a si bien commencé est devenue stressante. Vous passez simplement d'une tâche à une autre - le plus rapidement possible - sans rien faire correctement.
Vous souhaitez trouver un bouton de réinitialisation afin de pouvoir recommencer votre journée du début à la fin, avec une stratégie différente. La publicité
Être trop optimiste peut être un fardeau
Voici ce que vous avez probablement vécu: vous avez planifié votre journée la nuit précédente et vous sentiez que vous étiez au top de vos tâches.
Cependant, les choses ont commencé à mal tourner lorsque vous avez continué à ajouter des tâches les unes après les autres à votre liste. Enfin, votre liste de tâches était longue de plusieurs kilomètres. Votre liste contenait également des tâches quasiment impossibles à accomplir en une journée..
L'autre point qui a contribué à votre journée mouvementée et stressante était de ne pas comprendre combien de temps il faudrait pour terminer une tâche particulière et quand l'exécuter. Si vous aviez eu cette information, il aurait été plus facile de trouver le bon moment pour exécuter la tâche..
Enfin, il n'y avait vraiment aucune flexibilité dans vos projets. Vous avez oublié d'ajouter un tampon entre les tâches et de comprendre que certaines tâches sont beaucoup plus grandes que ce qu'elles paraissent en dehors.
Mais vous savez quoi - ces raisons seules n'étaient pas la raison principale de votre stress et de votre agitation…
Savez-vous vraiment ce que vous êtes censé faire?
Combien de temps avez-vous réellement passé à planifier votre journée - était-ce juste 5 minutes alors que le téléviseur vous distrayait? La publicité
Si oui, c’était probablement la principale raison pour laquelle votre journée était devenue si stressante.
Lorsque vous planifiez vos journées, vous devez vraiment comprendre les tâches que vous êtes sur le point de faire - et ce qu'il faut pour les accomplir. Cela est particulièrement nécessaire pour les tâches importantes, car vous pouvez progresser dans les tâches les plus importantes..
Le manque de temps consacré à la planification apparaîtra également comme trop de grosses tâches inscrites à votre liste quotidienne. Si vous n'avez pas divisé la tâche en tâches plus petites, il est probable que vous ne les accomplissiez pas pendant la journée. Cela vous oblige à vous battre pour ne pas avoir complété votre liste de tâches.
Enfin, ne créez pas une liste de tâches comme une tâche secondaire que vous essayez de faire le plus rapidement possible. En fait, lorsque vous prêtez plus d'attention à la liste de tâches de votre lendemain, plus elle sera réaliste et moins stressante pour vous..
Composants d'une bonne liste de tâches
Quand je parle d'une bonne liste de tâches; Je considère que ces caractéristiques en font partie:
- Équilibré: la liste des tâches contient des tâches à la fois importantes et moins importantes. Regardons les choses en face: même si nous aimerions tous travailler uniquement sur des tâches importantes (par exemple liées à des objectifs), nous devons également nous occuper des tâches moins importantes (comme faire des courses, prendre soin de votre ménage ou d'autres tâches de la vie courante)..
- Assez de flexibilité: Que se passe-t-il lorsque vous avez planifié une tâche mais que vous êtes incapable de vous en occuper? Avez-vous un plan B en place? Sinon, essayez de trouver une autre solution dans ces scénarios..
- Temps pour les transitions: Comprenez que les temps de transition consomment aussi votre temps. Assurez-vous que lorsque vous planifiez votre liste de tâches, cette heure est également incluse dans vos plans. Ajouter de la mémoire tampon supplémentaire entre les tâches rendra votre liste plus flexible et plus réaliste.
- Pas trop de tâches pour un jour: Il est difficile de vous donner un chiffre exact sur le nombre de tâches que vous devriez avoir sur votre liste quotidienne. Cela dépend de votre situation, mais je suis prêt à dire que toute tâche entre 5 et 10 tâches devrait suffire pour une journée. Comprenez que certaines tâches sont très rapides à gérer, il est donc plus facile d’inclure plus de tâches certains jours. Assurez-vous simplement qu'il y a également des tâches importantes sur la liste afin de pouvoir poursuivre vos projets plus importants..
- Bouclier de protection: Construisez un bouclier de protection autour de votre liste de tâches afin que le moins de tâches possible puisse atterrir sur votre liste et que le nombre d'éléments de votre liste n'augmente pas au cours de la journée. Dans le premier cas, essayez d’éliminer les sources de vos tâches. Cela se fait en réduisant vos engagements et en limitant vos projets. Le fait est que plus vous avez d'engagements (ou de projets), plus ils risquent de devenir des tâches de votre liste quotidienne. Dans le second cas, faites de votre liste une liste fermée. J'ai appris ce concept en lisant un livre de Mark Forster. Pour créer une liste de tâches fermée, tout ce que vous avez à faire est de tracer une ligne sous la dernière tâche de la liste. Ceci fait, vous n'êtes pas autorisé à ajouter de nouvelles tâches à votre liste pendant la journée. Cela garantit que le nombre de tâches diminue au fur et à mesure que la journée avance.
Maintenant, créons une liste de tâches qui vous fait sourire
Pour créer une liste que vous pouvez réellement réaliser le lendemain, procédez comme suit: Publicité
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Faites défiler pour continuer à lire l'article- Éliminer les tâches. Passez en revue vos engagements et décidez si vous en avez vraiment besoin. Par exemple, j'étais un membre actif de notre club d'informatique local dans ma ville natale, mais j'ai ensuite réalisé que je n'avais plus assez de temps pour cette activité. Bien que je sois encore membre du club, je ne participe plus à ses activités. Cela a éliminé les tâches liées à cet engagement.
- Prenez votre temps pour planifier la liste. Ne vous précipitez pas pour créer votre liste de tâches - consacrez du temps à la phase de planification. Si nécessaire, “s'isoler” pour la planification en allant dans une pièce séparée de votre maison (ou même en sortant de chez vous). De cette façon, vous pouvez réellement réfléchir aux tâches avant de les entrer dans votre liste. Essayez de passer au moins 15 minutes avec votre liste lorsque vous le planifiez.
- Déplacez les tâches importantes au début. Lorsque vous planifiez votre journée, assurez-vous que les tâches importantes figurent au début de votre liste. Cela garantit que ces tâches sont effectuées le plus rapidement possible. Par exemple, en tant que blogueur, je m'assure d'avoir les tâches de création de contenu au début de ma liste. Dès que je me réveille, j'attaque ces tâches immédiatement et elles sont terminées avant d'aller au travail.
- Suivre les tâches récurrentes. Vous avez peut-être des tâches récurrentes sur votre liste, mais savez-vous combien de temps elles prennent? Si vous ne le faites pas, assurez-vous de faire un suivi temporel pour le résoudre. Cela vous aide à mieux planifier votre journée, car vous savez combien de temps dure une tâche et s'il y a un certain créneau horaire dans votre emploi du temps quotidien, à quel moment la tâche peut être exécutée..
- Batch les tâches similaires. Examinez votre liste et réalisez s’il existe des tâches similaires que vous pouvez traiter par lots. De cette façon, vous pouvez supprimer certaines tâches de votre liste plus rapidement et plus facilement.
- Définir les tâches plus en détail. Ne vous contentez pas d'inclure une tâche comme “Construire un site web” sur votre liste assurez-vous d'avoir réduit la tâche à de plus petites pièces. Plus les tâches sont petites, plus il est facile de les accomplir.
- Faire des travaux préparatoires à l'avance. Assurez-vous de préparer certaines tâches à l'avance. Par exemple, j’écris les contours des messages de mes invités le dimanche, de sorte que c’est plus facile (et plus rapide) pour moi de commencer à écrire les messages réels à mon réveil. Avec un peu de travail de préparation, j'accélère les choses et je m'assure que les tâches sont terminées le bon jour.
- Automatiser la maintenance. Naturellement, vous pouvez utiliser une approche papier-crayon dans votre liste de tâches, mais essayez également de tirer parti de la technologie. En fait, essayez de trouver un outil qui s'occupe de la maintenance de votre liste de tâches pour vous. Mon outil préféré est Nozbe, mais vous pouvez également essayer d'autres applications de gestion des tâches..
Connaissez vos types de tâches et votre emploi du temps
Enfin, lorsque vous planifiez votre journée, posez-vous ces questions:
- Quoi d'autre ai-je sur l'horaire?
- La tâche est-elle un portier??
- Est-ce que j'ai des icebergs sur ma liste?
- La tâche est-elle à l'épreuve des distractions?
Les premières questions concernent votre emploi du temps personnel. Par exemple, si vous voyagez, assurez-vous que votre liste reflète bien ce fait. N'essaie pas de “trop gros” votre liste avec trop de tâches, car il est plus probable que vous ne réalisiez qu'une fraction d'entre elles..
La deuxième question demande si la tâche bloque l'exécution d'autres tâches. De temps en temps, nous pouvons avoir une tâche à accomplir d’abord. Une fois que vous avez fait cela, alors seulement, vous pouvez vous occuper des tâches séquentielles. Lorsque vous vous concentrez sur la création de votre liste de tâches de manière ciblée, vous serez en mesure de repérer facilement les portiers..
La troisième question demande si votre tâche est en réalité beaucoup plus grande que ce qu'elle semble être. Parfois, lorsque vous commencez à travailler sur une tâche, vous réaliserez vite que c'est beaucoup plus grand que ce que vous pensiez au départ (comparez-le à des icebergs, où seul le sommet de l'iceberg se situe au-dessus du niveau de la mer, mais la majorité de la glace se trouve en dessous l'eau).
Encore une fois, lorsque vous vous concentrez suffisamment sur votre liste de tâches pendant la phase de création, il est plus facile de les repérer. “les icebergs” et diviser les tâches en morceaux plus petits, beaucoup plus gérables.
La dernière question demande si la tâche est à l'abri de la distraction. Le fait est que toutes les tâches ne sont pas créées égales: certaines tolèrent plus de distraction, tandis que d'autres requièrent toute votre attention. La publicité
Par exemple, je peux consulter mon flux Twitter ou effectuer une simple maintenance de blog même lorsque je suis avec ma famille. Ces tâches sont à l’abri de la distraction et je peux les prendre en charge même si je n’ai pas toute mon attention sur elles..
En conclusion
Si vous avez encore du mal à accomplir vos tâches quotidiennes, assurez-vous d’analyser les raisons pour lesquelles cela s’est produit. Si quelque chose, ne pas vous battre pour ne pas terminer votre liste de tâches.
Personne n'est parfait et nous pouvons apprendre de nos erreurs.
Il faut un peu de pratique pour créer un “souriant” liste de tâches. Cependant, une fois que vous aurez appris à assembler tous les éléments, les choses iront beaucoup mieux :)
À vous de jouer: comment créer une liste de tâches efficace?
Crédit photo vedette: jeune femme via Gettyimages