Timothy Sherman
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Vos journées vous semblent-elles follement occupées et votre liste de tâches remplies d'un nombre incalculable de tâches? Votre agenda est-il plein et votre journée de travail est-elle une course incessante d'une chose à l'autre??
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Si oui, vous pouvez avoir trop dans votre assiette. Il est temps de prendre du recul, de prendre quelques minutes et de réduire cette liste de tâches à un strict minimum.. La publicité
Imaginer, pendant un moment, vous n'avez que peu de choses sur votre liste pour aujourd'hui. Imaginez la paix qui découle de ce simple petit fait. Maintenant, imaginez votre journée de travail, une journée de simplicité, de concentration, d’accomplissements puissants. Imaginez qu'au lieu de faire 10 petites choses qui importent peu, vous faites une chose qui aura vraiment un impact sur votre entreprise, sur qui vous êtes, sur votre avenir. La publicité
Maintenant y arriver. C'est possible, cette journée de travail paisible, cette productivité zen. Mais cela demandera de la concentration, de l’énergie et un peu d’acharnement. Voici un guide pour le faire.
- Concentrez-vous sur vos objectifs. Pour savoir ce qui est essentiel, vous devez d’abord savoir ce que vous essayez d’atteindre. Si vous n'avez pas d'objectifs, vous n'avez aucun moyen de savoir si une tâche est essentielle pour les atteindre. Prenez quelques minutes pour revoir vos objectifs (ou écrivez-les pour la première fois). Où voulez-vous être dans 10 ans? Quelle grande chose pouvez-vous faire pour y arriver cette année? Que pouvez-vous faire dans les prochains mois? Et que pouvez-vous faire cette semaine? En ayant ces objectifs, vous vous fournissez une feuille de route. Concentrez-vous sur un seul objectif à la fois, jusqu'à ce que cela soit réalisé, puis concentrez-vous sur le prochain..
- Connaissez votre valeur. Si vous ne vous valorisez pas, vous ne valoriserez pas votre temps. Et ensuite, vous répondez oui à chaque demande et votre liste de tâches sera toujours saturée. Prenez quelques minutes pour réfléchir à vos compétences et à ce que vous valez. Pensez à combien de temps vous voulez que votre temps vaut. Et maintenant, n'acceptez aucun travail qui ne vaut pas votre temps et votre valeur.
- La plupart pour votre argent. Regardez votre liste de choses à faire: quelles sont les tâches vraiment importantes? Lesquels vous rapporteront le plus d’argent, le plus de reconnaissance et vous rapporteront le plus à long terme? Placez une étoile à côté de ces tâches. Si vous n'avez aucune de ces tâches sur votre liste, envisagez-en quelques-unes. Ce sont ce sur quoi vous devriez vous concentrer.
- Éliminer le reste. Maintenant que vous savez quelles tâches comptent vraiment, voyez… voyez ce que vous pouvez éliminer du reste. Certains d'entre eux peuvent en réalité être rayés immédiatement. Quelques autres stratégies pour éliminer des tâches de votre liste sont ci-dessous.
- Nettoyez vos matins. Réservez un gros bloc de temps tous les matins (toute la matinée si possible) pour effectuer vos tâches étoilées - celles qui comptent vraiment. C'est le moment où vous pouvez être vraiment productif. Une fois que l'après-midi est arrivé, les choses vont probablement reprendre et vos tâches importantes peuvent être retardées. Videz votre calendrier le matin, ne planifiez rien, éteignez votre téléphone et vos courriels, videz votre bureau et voyez à quel point vous pouvez vous en sortir..
- Choisissez trois choses. Si votre liste contient 20 éléments, choisissez-en trois pour aujourd'hui. Mais tu veux en faire cinq ou sept? Sois impitoyable. Prioriser et ne choisir que trois. Ecrivez ces trois sur un morceau de papier séparé, et c'est votre liste de choses à faire pour aujourd'hui. Assurez-vous qu'au moins l'un d'entre eux mène à votre objectif à court terme pour cette semaine. Les deux autres doivent absolument être des tâches étoilées - celles qui sont vraiment, vraiment importantes.
- Arrêtez les réunions. Les réunions sont presque toujours une perte de temps. Si vous les contrôlez, éliminez-les. Demandez aux gens de signaler des choses par courrier électronique. Collaborez à l'aide d'outils en ligne. Vous pouvez également organiser des réunions individuelles de 5 à 10 minutes chacune, si nécessaire, et les regrouper par lots d'une heure l'après-midi. Si vous ne les contrôlez pas, montrez à votre patron pourquoi vous ne devriez pas participer à une réunion et faites tout ce que vous pouvez accomplir si vous n'aviez pas à y aller - faites une présentation que votre patron ne peut pas refuser.
- Déléguer. Examinez de nouveau votre liste de choses à faire… y a-t-il des choses que vous n'avez pas besoin de faire? Envoyez-les à quelqu'un d'autre, soit plus haut dans la chaîne alimentaire, soit plus bas, soit au même niveau. Ça n'a pas d'importance. Tant que ce n'est pas toi. Savoir ce qui doit être fait par vous et ce qui ne l'est pas.
- Défaut à non. Au lieu d'accepter toutes les demandes qui vous sont adressées, apprenez à dire non. N'acceptez que les tâches que vous devez accomplir, qui valent votre temps et qui vous apporteront le plus d'avantages à long terme. Dites non à tous les autres, aussi fort que cela puisse être. Ou retardez - dites-leur de vous redemander la semaine prochaine. Souvent, la demande disparaîtra.
- Shunter les tâches dans un dossier. Avez-vous d'autres tâches à faire aujourd'hui qui ne figurent pas sur votre liste de tâches à faire pour aujourd'hui? Placez ces tâches dans un dossier séparé ou dans une autre liste et rangez-les dans un tiroir. Réservez environ une heure plus tard dans la journée et procédez au traitement par lots de ces petites tâches. Appels téléphoniques, mémos rapides, documents, peu importe - vous pouvez les faire tous très rapidement, en même temps. C'est mieux que de les disperser tout au long de la journée.
- Tâche unique. Concentrez-vous vraiment sur l'une de vos trois tâches importantes pour aujourd'hui. Éliminez toutes les distractions, y compris Internet, le courrier électronique, les téléphones et l'encombrement sur votre bureau. Ne laissez rien interrompre. Même chose si vous allez avoir une réunion individuelle avec quelqu'un (comme mentionné ci-dessus) ou un traitement par lots de vos tâches plus petites - faites-les une à la fois. Le multitâche ne fera que vous stresser et vous rendre moins productif. Le multitâche n’est réellement efficace qu’à grande échelle: vous exécutez plusieurs projets au cours d’un mois, par exemple, au lieu de plusieurs tâches à la fois..
- Définir une fois pour le courrier électronique. C'est probablement la tâche la plus difficile pour la plupart d'entre nous. Le courrier électronique est quelque chose que nous avons l'habitude de faire tout au long de la journée. Mais en réalité, pour la plupart des gens, il n'est pas nécessaire de répondre immédiatement au courrier électronique. Gérez les attentes des personnes avec lesquelles vous communiquez - faites-leur savoir que vous envoyez des courriers électroniques uniquement une fois par jour et qu'ils ne s'attendent pas à une réponse immédiate. Si cela vous est impossible, limitez au moins votre courrier électronique à des fragments, au lieu de le faire tout au long de la journée. Faites-le 2 ou 3 fois par jour, ou une fois par heure pendant 5 minutes, mais pas pendant une heure. Et ne le faites pas pendant votre temps calme le matin - c'est seulement pour les tâches étoilées.
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