Productivité, technologie et redondance

Votre ordinateur tombe en panne. Ça ne recommencera pas. Que faire? Rien de productif. La matinée est perdue, le technicien vient vous dire que vous avez besoin d'un nouveau disque dur et que votre après-midi est également parti pendant que vous faites les courses..

Il y a un million de variantes de ce scénario. Nous nous mettons dans une position précaire lorsque nous dépendons totalement et totalement de la technologie pour maintenir nos systèmes de productivité et exécuter les tâches que nous nous sommes fixés. La technologie donne des stéroïdes personnels de productivité; tout est plus rapide. La plupart d'entre nous pouvons taper plus vite que nous écrivons et utiliser le courrier électronique comme forme de communication quotidienne nous permet de réduire considérablement le nombre de conversations et d'appels téléphoniques perturbants que nous recevons chaque jour. Nous apprenons donc à compter sur la technologie, à tel point que si elle échoue - et c’est le cas - nous pouvons rester sans voix quand on nous pose la vieille question, quelle est la prochaine action? La publicité

Il y a deux ans, j'étais dans une telle situation. Mon système de gestion des tâches était un fichier texte stocké localement sur mon ordinateur. Un ordinateur qui a échoué avec une régularité dérangeante. Cela n'aurait pas eu d'importance si j'avais stocké mon système de gestion des tâches dans un Google Doc; à l'époque, je n'avais ni ordinateur, ni iPhone, et de toute façon, que se passe-t-il si Google Docs tombe en panne?

Nous devons apprendre à compter moins sur la technologie. Et je ne veux pas dire que nous devrions abandonner nos ordinateurs en tant que plaque tournante de notre système de productivité, mais nous avons besoin de redondance. Redondance pour le système et redondance pour la situation.

Redondance pour le système

Les systèmes redondants sont des systèmes qui garantissent qu'un problème avec un seul composant ne pose pas de problèmes pour d'autres composants ou pour le système dans son ensemble. Cela se fait généralement en doublant les composants; soit le même composant dans un emplacement différent (comme des sauvegardes hors site), soit simplement le même composant sur un support différent du premier. La publicité

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Vous pouvez donc conserver des copies de votre liste de tâches sur deux ordinateurs et vous assurer qu'ils sont toujours à jour en cas de panne de l'un d'entre eux. Vous pouvez vous fier à Time Machine (si vous utilisez un Mac) pour vous offrir ce type de redondance, ou en conserver une copie dans Gmail ou Google Docs, ou encore mieux (si ce n’est un peu obsessionnel), tout ce qui précède. Ou bien, vous pouvez écrire la liste sur papier et envoyer une copie de la liste de votre ordinateur à votre téléphone par courrier électronique..

En ce qui concerne les systèmes informatiques, la synchronisation entre plusieurs appareils est un bon début. Mais c'est aussi une bonne idée de garder une copie qui ne repose pas sur des électrons. Votre alimentation risque de s'éteindre pendant des heures (le jour où vous avez oublié de recharger votre ordinateur portable et votre téléphone la nuit précédente). Tout peut arriver avec ces solutions, alors que si vous avez écrit ou imprimé des choses, le système est beaucoup moins instable. Une personne avec laquelle vous vivez pourrait jeter votre liste de tâches par inadvertance ou votre maison pourrait s’allumer (dans ce cas, la dernière chose qui vous préoccupe est de savoir si votre liste de tâches est correcte), mais il est beaucoup moins probable que vous perdriez l’accès à votre ligne. et des copies hors ligne à la fois.

Redondance pour la situation

L’autre problème lié au fait que la technologie est trop dépendante de l’exécution. Même si vous avez votre liste de tâches sur un morceau de papier une fois le courant coupé, que faites-vous? Rien, si vous ne l'avez pas prévu. L'un des excellents outils fournis par de nombreux systèmes de productivité est une sorte de variation des contextes de GTD, et ils sont utiles dans ce genre de situation (entre autres). La publicité

Dans presque tous les projets, il est généralement possible d'effectuer certaines tâches sans l'aide d'un ordinateur - même si l'utilisation d'un ordinateur serait, dans des circonstances normales, le meilleur moyen de s'y prendre. L'idée est que, si vos contextes sont correctement configurés, lorsque vous n'avez pas accès à un ordinateur, vous utilisez un contexte configuré pour le travail hors connexion. Pas de connexion Internet, quittez votre contexte @internet et passez à autre chose. Si vous avez une bonne marge de manœuvre, vous pouvez créer un contexte @offline et y basculer lorsque vous en avez besoin. Vous pouvez également utiliser plusieurs contextes sur une même tâche. Si votre travail doit être effectué sur un ordinateur, mais qu'il est possible de le faire sans ordinateur, vous pouvez associer un contexte supplémentaire @offline ou @nopower qui fonctionne comme un contexte secondaire au contexte habituel de la tâche..

La manière dont vous configurez votre système pour s’adapter à des changements inattendus est généralement une question de goût personnel. Toutefois, vous devez au préalable planifier ces situations et être prêt à définir une liste de tâches pouvant être effectuées à l’avenir. en attendant.

Contexts consiste à avoir un système de productivité à inclure et à adapter à l'environnement dans lequel vous vous trouvez et aux outils dont vous disposez. Considérez toute défaillance technologique comme un environnement supplémentaire. Planifier l'avenir en cas de problème, ce n'est pas être pédant, c'est intelligent, et il a même un nom dans le monde des relations publiques: la gestion de crise. Toute bonne équipe de relations publiques disposera d'un plan en cas de crise afin de pouvoir passer directement à l'action en cas de problème. Il n'y a aucune raison pour que vous ne puissiez pas faire cela avec la productivité personnelle. La publicité

C'est beaucoup plus facile pour nous que pour les responsables des relations publiques; pendant votre revue hebdomadaire, pendant que vous configurez de nouvelles tâches, parcourez simplement votre liste et claquez un contexte sur tout ce qui peut être fait hors ligne. Facile - prend une minute ou deux de plus que votre revue hebdomadaire. Vous pourriez passer des semaines ou des mois sans l'utiliser, mais cela en vaudra la peine au moment de l'échec technique. Au lieu de laisser votre sens du travail de la journée déclencher cette voie “catastrophe” et assis là avec une expression confuse, vous serez de nouveau opérationnel en un rien de temps. C'est ce que sont les systèmes redondants.