La bonne façon de faire une liste de choses à faire et de faire les choses

L'un des moyens les plus efficaces de réduire le stress et de vous sentir submergé lorsque vous vous sentez inquiet à propos de votre travail consiste à vous asseoir avec un stylo et un morceau de papier et à écrire tout ce que vous devez faire. Quel auteur de Faire les choses, David Allen appelle “un balayage de l'esprit”. Cela soulage votre cerveau de la surcharge cognitive et lorsque vous pouvez voir la liste de toutes les choses que vous devez faire, vous vous sentez à l'aise, sachant que ce n'est pas aussi grave que votre cerveau vous l'a dit..

Cependant, le simple fait de ne pas avoir à faire tout ce que vous avez à faire est inutile. C'est juste la première étape.

Pour vraiment avoir l’avantage de faire une liste de choses à faire, il ya peu de choses que vous pouvez faire qui rendront votre liste de choses à faire beaucoup plus efficace..

1. Soyez clair sur ce que vous devez faire

Je vois souvent faire des listes avec des tâches écrites comme “Parler à Tim” ou “Préparer la présentation”. Le problème avec les tâches d'écriture comme celle-ci est qu'elles ne sont pas claires. Un certain nombre de questions restent sans réponse. Parlez à Tim de quoi? Quelle présentation? Que faut-il préparer??

Lorsque vous écrivez une tâche, vous saurez ce que vous voulez faire. mais après un week-end ou quelques jours, ce que vous voulez accomplir est devenu confus et flou. Il est de loin préférable d'écrire “Parlez à Tim à propos du voyage à Berlin de la semaine prochaine” ou “préparer un aperçu de la présentation de la semaine prochaine au conseil d'administration”. Bien sûr, il faudra peut-être quelques secondes de plus pour écrire les mots supplémentaires, mais vous vous en remercierez plus tard lorsque vous viendrez faire la tâche..

Écrire des tâches comme celle-ci explique très clairement ce que vous voulez faire. Et lorsque vous vous asseyez pour commencer votre travail, vous saurez exactement en quoi consiste l'exécution de ces tâches afin de pouvoir prendre de meilleures décisions quant aux travaux à effectuer. La publicité

Cela permet également de gagner beaucoup de temps, car la clarté signifie que vous serez capable d’obtenir les bons fichiers et de commencer immédiatement, au lieu de passer quelques minutes à essayer de vous rappeler ce que vous devez faire..

2. Ne datez pas au hasard des tâches

Il est très tentant d'ajouter une date à chaque tâche que vous écrivez - vous ne voulez pas oublier de le faire, n'est-ce pas? -Le problème avec la datation aléatoire de chaque tâche que vous mettez sur votre liste de tâches est que vous vous retrouvez avec une liste écrasante de tâches quotidiennes qui n’ont pas besoin d’être accomplies le jour que vous avez choisi, et vous les reprogrammez ou vous les ignorez tout simplement..

Au lieu de cela, soyez plus stratégique. Ne mettez une date sur une tâche que si vous avez l’intention de le faire ce jour-là. J'ai vu tous les jours faire des listes avec vingt à trente tâches lorsque la personne a une journée de réunions consécutives. Dans ces circonstances, il est impossible que les tâches soient effectuées..

Vous pouvez placer une tâche de rappel dans votre liste de tâches quotidiennes, comme par exemple “RAPPEL: Review Project X - Faut-il faire quelque chose??” Vous pouvez également créer une liste d'appels à effectuer et effectuer une tâche quotidienne vous invitant à consulter votre liste d'appels. Essayez de garder votre liste de tâches quotidienne gérable et réaliste.

Consacrer un peu de temps chaque semaine pour planifier votre semaine en fonction de ce qui est indiqué sur votre calendrier vous aidera à maintenir votre liste de tâches plus efficace. Vous pouvez ensuite ajouter des dates à vos tâches. Lorsque vous avez une journée tranquille au bureau sans réunion, ayez une liste plus longue de choses à faire. Si vous êtes en voyage d'affaires, réduisez le nombre de tâches de votre liste..

3. Gardez votre liste quotidienne à pas plus de dix tâches

Quand je suggère cela aux gens, ils se moquent souvent de moi. Ils se croient beaucoup plus occupés que cela et doivent avoir au moins vingt tâches sur leur liste. La publicité

Le problème ici est avec toutes les distractions, les urgences et les interruptions que vous allez avoir chaque jour; vous n'allez pas accomplir ces vingt tâches. Vous serez frustré à la fin de la journée parce que vous reprogrammez de 25 à 50% des tâches que vous aviez sur votre liste..

Au lieu de cela, à la fin de la journée, passez environ dix à quinze minutes à donner la priorité au lendemain.. Choisissez les dix tâches les plus importantes de votre liste et les mettre en évidence d'une certaine manière. Beaucoup de gestionnaires de listes de tâches ont un moyen de marquer les tâches et vous pouvez donc ajouter un drapeau aux 10 tâches que vous souhaitez effectuer le lendemain..

Cela vous permet non seulement de rester concentré sur ce qui est important, mais vous oblige également à choisir les tâches qui auront le plus grand impact positif sur votre journée..

Lorsque vous commencerez à hiérarchiser votre liste de tâches de cette manière, vous serez naturellement plus concentré et dépenserez plus de votre temps précieux dans des tâches qui vous feront avancer dans vos projets et vos objectifs..

4. Regrouper des tâches similaires

Lorsque vous consultez votre liste de tâches, vous remarquerez que de nombreuses tâches sont de nature similaire..

Appeler vos clients, par exemple. Si votre liste quotidienne comporte deux ou trois tâches qui impliquent d'appeler vos clients, regroupez-les et procédez en même temps. Prévoyez une trentaine de minutes pour faire vos appels et passez-les les uns après les autres. De même, si vous avez des tâches impliquant un courrier électronique, regroupez-les également. Vous constaterez que vous faites beaucoup plus et votre esprit est beaucoup plus concentré sur le travail que vous faites. La publicité

Cela peut devenir chaotique lorsque vous passez d'une journée à l'autre de divers types de travail. Il est bien meilleur pour votre efficacité et votre productivité de faire des tâches similaires ensemble. Vous avez les bons outils (applications, email de téléphone, etc.) ouverts et vous gagnerez beaucoup de temps.

5. Faites en sorte que votre liste de tâches soit motivante

Lorsque vous écrivez des tâches telles que “répondre à l'email” ou “faire le suivi des clients,” il n'y a pas de réelle motivation là-dedans. C'est juste comme si vous passiez par la routine du travail. Si possible, écrivez des tâches comme “obtenir une boîte de réception à zéro” et “appelez mes clients pour vous assurer qu'ils sont heureux”. Cela peut sembler simpliste, mais la plupart du temps, une liste de choses à faire n’a aucune valeur émotionnelle. C'est juste une liste de travail à faire.

Pour aider à rendre la liste plus inspirante, écrire des tâches afin qu'ils évoquent une réponse émotionnelle. Rendre vos clients heureux sera plus motivant que de simplement les appeler, car c’est votre travail ou la compétition avec vous-même pour que votre boîte de réception soit à zéro chaque jour ajoute un peu plus à la tâche..

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Une autre façon de rendre votre liste de tâches plus motivante est de: garder la liste quotidienne courte. Comme je l'ai écrit ci-dessus, lorsque votre liste de tâches quotidiennes ne comporte pas plus de dix tâches, elle vous semblera réalisable. Si elle comporte entre 20 et 30 tâches, cela vous semblera écrasant. Mieux vaut consulter votre liste quotidienne et vous sentir inspiré que de regarder votre liste et vous sentir démotivé.

6. Faites une revue hebdomadaire

Pour tous ceux qui ont lu David Allen Faire les choses livre, vous saurez tout sur la revue hebdomadaire. Pourtant, cela me surprend combien de personnes ne le font pas. Si vous souhaitez que votre liste de tâches reste efficace et à jour, un examen hebdomadaire est essentiel..

Au cours de la semaine où vous vous dépêchez et faites des choses, vous allez rater des choses. Nous sommes des êtres humains et nous oublierons de cocher les tâches que nous avons effectuées, nous ajouterons des tâches urgentes sans ajouter de date et nous oublierons d’ajouter des tâches. La revue hebdomadaire est l'endroit où vous vous arrêtez pendant une heure et prenez une vue d'ensemble de ce que vous devez faire. La publicité

Idéalement, votre examen hebdomadaire devrait être effectué dans un endroit sans distraction afin que vous puissiez simplement vous concentrer sur le travail que vous devez faire et planifier la semaine suivante. Rassemblez toutes vos tâches (vous pouvez avoir des tâches écrites dans un cahier et ne pas les ajouter à votre liste de tâches à faire) et effacer les tâches qui ne sont plus nécessaires ou qui ont été effectuées..

Faire un examen hebdomadaire vous met le contrôle complet. Cela vous permet de rester au top de votre travail, de décider de ce qui doit être fait ensuite et de ce qui peut être reporté à une date ultérieure. C'est la meilleure façon que je connaisse commencer la semaine avec un plan et une direction et c'est un moyen de s'assurer que vous faites les bonnes choses et ne vous laissez pas prendre à des tâches mineures qui ne vous font pas avancer dans vos projets ou vos objectifs..

Le résultat final

Lorsqu'elle est utilisée correctement, une liste de choses à faire peut être la motivation et le moteur qui vous poussent à faire de votre mieux et à réaliser des choses étonnantes. Il vous permet de rester concentré sur les tâches importantes et vous évite des tâches manquantes qui pourraient sinon être perdues..

Les listes de choses à faire vous aident également à réduire le stress et à être submergé, car plutôt que d'essayer de tout mémoriser dans votre tête, vous avez externalisé tout le travail que vous avez à faire pour libérer de l'espace dans votre esprit pour davantage d'efforts créatifs..

Récapitulons les points à retenir:

• Écrivez des tâches pour que vous sachiez très clairement ce que vous devez faire. Si vous devez appeler quelqu'un, indiquez son numéro de téléphone dans la tâche pour gagner du temps en recherchant le numéro..
• Ajoutez des dates significatives et non aléatoires. Lorsque votre liste de tâches quotidiennes ne contient que des tâches à accomplir ce jour-là, vous serez beaucoup plus concentré sur le bon travail..
• N'autorisez qu'un maximum de dix à douze tâches signalées par jour dans votre liste de tâches. Cela ne signifie pas que vous ne faites que ces tâches. Si vous avez le temps et l’énergie à la fin de la journée, vous pouvez toujours en faire plus..
• Regroupez les tâches similaires afin de pouvoir vous concentrer sur le type de travail que vous effectuez en même temps. Cela aide à éviter les risques de multi-tâches.
• Ecrivez vos tâches pour qu'elles soient significatives et motivantes. Vous voulez consulter votre liste et être motivé pour rester coincé et faire le travail.
• Ne manquez jamais de faire une revue hebdomadaire complète. Ceci est la colle qui maintient tout ensemble et pertinent.

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