Top 10 des habitudes de messagerie que tout le monde devrait avoir

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'Et personne n'entendra frapper le facteur
Sans une accélération du coeur.
Car qui peut supporter de se sentir oublié?
~ W.H. Auden

Le courrier électronique peut être un excellent outil, et le courrier électronique peut être un outil de procrastination ou de submersion.

Ce n'est pas le courrier électronique lui-même qui décide, mais comment vous l'utilisez. La publicité

Il fut un temps où j'ai déclaré faillite par courriel, mais ces jours-ci, je le fais 2 à 3 fois par jour et je le fais rapidement et au minimum..

J'ai développé un ensemble d'habitudes qui fonctionnent pour moi, m'aidant à maintenir un courrier électronique minimal et productif tout en restant capable de me concentrer sur un travail plus important. Honnêtement, je peux dire qu'au moins une fois par jour, ma boîte de réception est vide et c'est un sentiment agréable. La publicité

Je leur propose ici de ne pas dire que ce sont les habitudes de messagerie que vous devriez suivre, mais de montrer la façon de faire d'une personne.

Mes habitudes de messagerie essentielles

Les habitudes de messagerie qui fonctionnent pour moi: la publicité

1. Temps de traitement des courriels limités. Je ne garde pas les courriels ouverts toute la journée et je ne les ouvre pas souvent. Je suis parvenu à la paix avec l'idée que je peux laisser un courrier électronique empiler jusqu'à 20-30 messages et que mon monde ne s'effondrera pas, ni ne sera difficile à traiter pour le vider. Notez que je l'appelle “temps de traitement du courrier électronique”, ne pas “temps de lecture des emails” - J'ouvre mon courrier électronique et traite pour vider, au lieu de simplement lire des choses et de les laisser dans la boîte de réception.
2. Passer à l'action. Lorsque j'ouvre un courrier électronique, je prends une décision rapide: supprimer / archiver, agir maintenant (si cela prend une minute ou deux), puis répondre / archiver, envoyer une réponse rapide (puis archiver), ajouter à ma liste de tâches à faire plus tard (et étoile et ensuite archiver). Dans aucun de ces cas, le courrier électronique n'est laissé dans la boîte de réception..
3. Immédiatement ajouter des choses au calendrier. L’une de mes meilleures habitudes est d’ouvrir mon agenda immédiatement dès qu’il ya une date à partir d’un email dont je dois me souvenir. Si quelqu'un veut se rencontrer ou skype ou faire une séance d'entraînement, cela se trouve sur le calendrier. Si je dois faire un suivi sur quelque chose la semaine prochaine, cela sera inscrit au calendrier. C'est automatique maintenant, et donc je n'oublie jamais rien.
4. Raccourcis clavier. J'utilise Gmail, qui propose de nombreux raccourcis pour le traitement des e-mails. J'ai passé quelques minutes à les apprendre, et si vous les utilisez consciemment, ils deviennent vite une mémoire musculaire. Les plus importants pour moi: 'gi' pour revenir à la boîte de réception, 'a' pour les archives, Shift-3 pour supprimer, 'c' pour composer, 'r' pour répondre, 'f' pour transmettre, 'a' répondez à tous, 'gs' pour accéder à mes messages suivis, onglet Retour lorsque je compose un message pour l'envoyer et l'archiver. Je l'ai également configuré pour passer au message suivant dans la boîte de réception après avoir supprimé ou archivé un message, plutôt que de revenir à la boîte de réception, de sorte que je traite rapidement de haut en bas..
5. Gardez les courriels courts. Je réponds habituellement avec 1-3 phrases. Il est rare que j'envoie un message de plus de 5 phrases, et si je le fais, je dois vraiment me le justifier. Si quelque chose doit être écrit dans un format plus long, je préférerais ouvrir un nouveau document Google, le rédiger et le partager avec la personne (les documents sont meilleurs pour le partage, la collaboration, l'édition, la lecture). Garder les courriels courts signifie que la réponse est rapide et que l'autre personne n'a pas à parcourir un essai pour obtenir les informations clés..
6. Ajout de liste de tâches rapide. Une boîte de courrier électronique n'est pas une bonne liste de tâches à faire, car 1) vos tâches sont mélangées à toutes sortes d'autres choses, ce qui rend difficile de déterminer ce qui doit être fait; 2) les lignes d'objet des e-mails ne contiennent pas souvent l'action nécessaire, vous devez donc vous rappeler ce qu'il faut faire lorsque vous analysez vos lignes d'objet; et plus important encore, 3) pendant que vous vérifiez votre liste de tâches (votre boîte de réception), d'autres messages arrivent pour demander votre attention, et vous êtes donc toujours distrait. Mieux vaut garder un simple document texte. J'utilise Launchbar pour ajouter du texte à ma liste de tâches. L'ajout d'un élément à la tâche nécessite donc quelques touches. Cela facilite les choses, ce qui signifie que je peux rapidement former une belle liste sans les distractions d'une boîte de réception.
7. Ne conserver que les courriels non lus dans la boîte de réception. Celui-ci est réservé aux utilisateurs expérimentés, mais j'ai piraté ma boîte de réception Gmail afin que seuls les e-mails non lus soient dans ma boîte de réception. Cela signifie que si je lis un courrier électronique sans agir, il disparaîtra de ma boîte de réception. Cela me force à agir maintenant, sinon je vais perdre le courrier électronique. Ceci est une motivation intrinsèque pour traiter réellement le courrier électronique et, dans la pratique, cela vous aide à garder votre boîte de réception vide. (pointe du chapeau à dbuntix)
8. Signet ou lu plus tard. Souvent, quelqu'un m'envoie quelque chose à lire (quelque chose qu'ils ont écrit ou un article qu'ils aiment). Je vais ouvrir le lien, puis le marquer pour le lire plus tard ou ajouter à Instapaper pour le lire plus tard. De cette façon, je ne passe pas beaucoup de temps dans les courriels, car j'ai beaucoup de lecture à faire..
9. Filtrer impitoyablement. Lorsqu'un courrier électronique apparaît dans ma boîte de réception que je n'ai pas besoin de voir et qu'il est probable que cela se reproduise, je vais appuyer sur “Se désabonner”, ou créez immédiatement un filtre pour qu'il ne vienne plus dans ma boîte de réception. Cela réduit considérablement mes emails. Je suis impitoyable à ce sujet et l'appliquerai même aux gens qui me dérangent.
10. Fermez l'email lorsque vous avez terminé. Quand j'ai traité mon email autant que je peux, je le ferme. Je n'ai pas besoin de l'ouvrir à nouveau quelques heures plus tard, voire pas du tout.

Si votre boîte de réception est vraiment pleine, voici comment la nettoyer rapidement: pour les tâches à faire qui se trouvent dans votre boîte de réception, créez-les en étoile, mettez-les sur une liste de tâches à faire et archivez-les. Archivez et supprimez d’autres, faites des réponses rapides, mettez tout le reste dans un “lire” ou “procéder” dossier si vous en avez besoin. Maintenant, vous avez une boîte de réception vide que vous pouvez garder vide avec les habitudes de cet article.

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Avoir de bonnes habitudes en matière de courrier électronique est important simplement parce que si vous avez confiance en votre capacité à traiter efficacement le courrier, vous ne vous en soucierez pas. Vous pouvez le laisser s'accumuler au fur et à mesure que vous effectuez un travail plus important, avec la tranquillité d'esprit que de savoir que vous le viderez lorsque vous déciderez de le faire..