Utilisation du plan d'amélioration de la productivité 7 règles à ne jamais oublier

L'efficacité avec laquelle nous utilisons notre temps peut avoir un impact significatif sur notre productivité personnelle et professionnelle. Travailler plus intelligemment, pas plus difficile, est la clé d'une productivité efficace, et donc de meilleurs résultats et d'une durée de vie améliorée.

Lorsque je travaillais dans une entreprise, je travaillais environ 14 heures par jour. Travailler pendant ces longues heures m'a donné l'occasion de faire avancer ma carrière et de travailler avec de nombreuses marques mondiales..

Alors que j'occupais plus de postes de direction, j'ai commencé à penser et à travailler différemment. J'ai réalisé que je perdais un temps précieux avec ma famille. Un repas de famille, des nuits de bain et de lecture avec mes enfants qui me manquent ont changé ma façon de penser.

Plutôt que de prendre ces longues heures comme norme, j'ai décidé qu'il devait y avoir un meilleur chemin vers le succès.

J'ai créé des outils et des systèmes qui m'ont permis d'être plus efficace et productif au travail, mais qui m'ont permis de passer plus de temps avec les personnes les plus importantes. J'ai commencé à comprendre que travailler moins pourrait donner de meilleurs résultats.

Lorsque j'ai démarré mon entreprise de coaching en travaillant avec des entrepreneurs performants, j'ai réalisé que beaucoup d'entre eux travaillaient également de longues heures, mais ne voyaient pas les résultats qu'ils voulaient..

Plutôt que de mettre leur temps à profit pour obtenir le résultat le plus productif, ils se sont retrouvés coincés dans un cycle sans fin de longues heures et d'affluence.

Nous avons tous les mêmes 24 heures par jour. Certains d'entre nous peuvent accomplir énormément de travail productif chaque jour tout en ayant le temps de profiter de la vie et de faire plus de choses que nous aimons.

D'autres encore n'ont pas le temps et passent la majeure partie de leur journée sans énergie à se sentir frustrés et dépassés par ce qu'ils ont dans leur assiette.

Tout le monde veut utiliser au mieux son temps et être aussi productif que possible. L’efficacité avec laquelle nous gérons notre temps peut avoir un impact significatif sur le succès de notre carrière ou de notre entreprise..

Et si vous aviez une stratégie pour maximiser votre temps et améliorer votre productivité?

Si vous pouviez consacrer plus de temps à vos activités les plus rentables, avoir le temps de planifier l'avenir; avoir le temps de se fixer des objectifs; être capable de créer un plan pour les réaliser; avoir plus de temps à passer avec vos proches; et avoir le temps de faire plus de choses que vous aimez, comment vous sentiriez-vous??

Pour améliorer votre productivité, il est essentiel de comprendre pourquoi vous voulez le faire et d’avoir une idée claire de la différence que cela changera dans votre vie personnelle et professionnelle..

Nous voulons tous travailler un peu moins, faire plus que le travail que nous aimons et gagner plus d'argent, mais comment pouvons-nous le faire?

Au cours de mon travail avec des entrepreneurs et des dirigeants, j'ai développé 7 règles de productivité qui aident les gens à atteindre leur journée de travail la plus productive, peu importe la journée.

1. Obtenez la clarté à l'avant

Pour créer un plan d'amélioration de la productivité, nous devons d'abord comprendre et mesurer où nous en sommes avant d'élaborer des plans d'amélioration. Nous devons examiner les facteurs internes et externes lorsque nous pensons à la mesure et à l'amélioration de notre productivité..

La meilleure façon de mesurer consiste à examiner notre performance du moment présent au début. Cela nous donne une idée précise des améliorations que nous avons apportées, de ce que nous faisons vraiment bien et des choses dans lesquelles nous aimerions nous améliorer. Il se concentre initialement sur nos forces, nous donnant la confiance nécessaire pour apporter les améliorations de productivité que nous souhaitons apporter..

Concentrez-vous sur les détails

Définissez clairement les améliorations de productivité que vous souhaitez apporter. Avez-vous des éclaircissements sur ce que vous faites, pourquoi vous le faites et à quoi ressemble votre résultat idéal?

Une fois que vous avez compris, vous pouvez créer plus de «productivité intentionnelle» et définir les améliorations spécifiques et mesurables que vous souhaitez apporter..

Plus vous avez de clarté sur une situation ou un projet donné, plus vous êtes capable d'atteindre rapidement le résultat souhaité..

Lorsque vous êtes certain du résultat souhaité et que vous êtes motivé pour atteindre ce résultat, vous commencerez à travailler plus efficacement pour atteindre ce résultat..

Comprendre la grande différence qu'il fera

Il est important de comprendre en quoi des améliorations spécifiques amélioreront votre entreprise et votre vie. La publicité

Sans cette motivation future, vous pouvez apporter des modifications pendant une courte période puis retomber dans vos habitudes.

• Serez-vous plus heureux?
• Voulez-vous travailler moins d'heures et passer plus de temps avec votre famille? Si oui, que ferez-vous avec ce temps?
• La construction d'une équipe efficace est-elle une priorité? Si oui, que pourriez-vous réaliser avec une meilleure équipe?
• Êtes-vous concentré sur la progression de carrière?
• Voulez-vous plus de temps pour voyager?
• Êtes-vous concentré sur la libération?
• S'agit-il d'atteindre des niveaux de revenus plus élevés?

2. Mettre l'accent sur les forces

Lorsque nous passons plus de temps à utiliser nos forces uniques, nous éprouvons plus de bonheur, sommes plus productifs et apportons plus de valeur.

Faire plus de choses que nous aimons faire donne de meilleurs résultats tout en augmentant l'énergie, la confiance et la créativité..

Identifiez vos forces de productivité

Commencez par vous concentrer sur vos points forts:

Procurez-vous une feuille de papier et écrivez simplement toutes les choses que vous faites bien, où vous vous êtes senti au sommet de votre jeu, où vous vous êtes senti confiant et où vous avez produit des résultats qui vous ont satisfait..

Plutôt que de chercher à développer des faiblesses, concentrez-vous plutôt sur vos forces personnelles et celles de votre équipe si vous en avez une..

Lorsque je travaillais pour une agence de marketing et que nous avions un argumentaire important, nous avons réuni les meilleures personnes ayant des forces et des compétences complémentaires pour répondre au brief.

J'ai compris que chaque personne avait des talents spécifiques et que, lorsqu'elle était associée à d'autres talents complémentaires, elle créait un résultat beaucoup plus puissant..

Cherchez à vous concentrer sur vos forces et à réunir d'autres forces pour créer un effet multiplicateur.

3. Déléguer et externaliser

Pour maximiser notre productivité et exploiter notre temps, nous devons comprendre que nous ne pouvons pas tout faire nous-mêmes..

Nous devons déterminer ce qui est important, tant sur le plan personnel que professionnel, et éliminer les activités de faible valeur.

Le principe de Pareto (80:20)^[1] affirme que 80% des résultats proviennent de 20% des actions; pourtant, le fait d'être occupé nous éloigne souvent des activités de grande valeur qui constituent notre énergie la plus productive.

Si nous passons beaucoup de temps à faire des choses pour lesquelles nous ne sommes tout simplement pas très doués et que nous n'aimons pas, il est beaucoup plus productif de laisser quelqu'un, ou une équipe, prendre en charge le travail..

Lorsque nous avons simplement besoin d’aide pour mener à bien un projet, plutôt que d’augmenter le stress en essayant de tout faire, demandez simplement de l’aide quand vous en avez besoin.

Au lieu de perdre votre temps et votre énergie à vous surcharger, laissez les autres vous aider afin que vous puissiez consacrer votre temps à vos tâches les plus importantes et les plus utiles. D'autres personnes ont également des compétences et des atouts. Il est donc important d'identifier qui peut aider et où elles peuvent apporter une valeur ajoutée..

Pour que cette partie de votre plan d’amélioration de la productivité à long terme cherche à supprimer, déléguer ou externaliser 3 projets ou tâches tous les 90 jours afin de libérer du temps et d’améliorer encore la productivité.

4. Gérez-vous

Vous pouvez choisir de réagir en permanence aux déclencheurs externes ou de créer votre journée de manière stratégique de l'intérieur.

Une fois que vous avez clairement défini vos priorités et expliqué comment vos forces uniques peuvent produire les résultats que vous souhaitez, vous vous sentirez plus énergique, plus concentré, plus productif et obtiendrez des résultats de haut niveau chaque jour..

Créez votre version d'un jour productif

La clé d'une journée productive est votre intention d'avoir une journée productive, plutôt que de simplement réagir à votre journée et de travailler avec votre liste de tâches à préparer votre journée à l'avance..

Au lieu de travailler sur des choses que vous pensez vous “devrait” faites, choisissez ce que vous voulez faire, ayez l’esprit intentionnel de le faire, puis suivez-le et faites-le.

Choisissez seulement trois choses à faire chaque jour

Une productivité accrue passe par la hiérarchisation. Beaucoup de gens utilisent un agenda quotidien ou tiennent une liste des choses sur lesquelles ils vont travailler chaque jour. Cela les aide à éliminer les distractions et supprime certaines des complexités de leur vie.

Apprenez à vous débarrasser de toutes les distractions dans ce guide: Publicité

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Mais le problème pour beaucoup est que cette liste de tâches est simplement une liste de choses qu'ils veulent faire ou estiment avoir besoin de faire. Lorsqu'il n'y a pas de clarté, les tâches sur lesquelles il faut travailler et la raison pour laquelle elles sont importantes ne sont pas ciblées..

Un moyen simple d’augmenter votre productivité consiste à préciser davantage vos priorités. Je recommande de choisir et de ne travailler que sur 3 tâches ou projets clés chaque jour, le plus important étant d’abord.

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Concentrez-vous sur une tâche à la fois

Malgré ce que vous pensez, vous ne pouvez tout simplement pas effectuer plusieurs tâches efficacement. Concentrez-vous plutôt sur une chose à la fois.

Commencer une tâche, arrêter et changer de tâche réduit votre énergie et votre productivité.

Les tâches inachevées peuvent créer un environnement de doute et d'auto-blâme. Choisissez le plus important de votre top 3 et travaillez-le jusqu'à la fin.

Travailler par blocs de temps

Pour soutenir votre travail concentré et productif sur une seule chose, commencez à travailler par blocs de temps.

Examinez la tâche sur laquelle vous travaillez et décidez combien de temps il vous faudra investir pour la mener à bien..

Si cela vous prend quatre heures, et qu’il est prioritaire de bloquer ces quatre heures.

Je suggère d'utiliser la méthode 60-60-30. Travaillez 50 minutes, prenez une pause minute. Suivez à nouveau le même processus, puis prenez une pause de 30 minutes..

Suivez le même processus jusqu'à la fin du projet pour augmenter votre productivité..

Prendre plus de pauses

Pour que la stratégie ci-dessus fonctionne, vous devez vous assurer que vous prenez des pauses strictes..

Vous pouvez utiliser la technique Pomodoro ou simplement régler une minuterie sur votre montre (pas sur votre téléphone, trop de distractions).

Vous constaterez que cela augmente réellement votre concentration, votre concentration et votre productivité. Cela garantit que votre énergie est toujours élevée.

Je vous recommande de vous promener, de déjeuner sainement ou de faire quelque chose qui rajeunit pendant vos pauses. Si vous vous sentez vraiment fatigué et que vous perdez votre concentration, vous pouvez toujours faire une petite sieste..

5. Gérez votre énergie

Il est essentiel de préserver et d'entretenir votre force physique et mentale pour être énergique, concentré et productif chaque jour..

Voici quelques conseils que vous pouvez utiliser pour vous préparer à des performances optimales:

Dormez suffisamment

Il est important de bien dormir afin de pouvoir vous préparer au mieux pour une journée aussi productive que possible. J'ai déjà écrit sur les bienfaits du sommeil.

Si vous avez du mal à dormir suffisamment et que vous voulez vous réveiller de manière productive, essayez cette routine nocturne du PDG de Lifehack:

Guide de routine nocturne ultime: Dormir mieux et se réveiller productif

Prendre plus de temps libre

Le fondateur de l'entraîneur stratégique, Dan Sullivan, estime qu'il existe deux manières de regarder le monde: du point de vue du temps et des efforts, ou du point de vue des résultats.

Pour lui, il s’agit de maximiser les résultats tout en minimisant le temps et les efforts nécessaires pour les produire. Son système temporel consiste à concentrer votre temps, votre énergie et votre créativité pour produire vos meilleurs résultats. La publicité

Il suggère de prendre des «journées gratuites» régulières (une journée de 24 heures, de minuit à minuit, pendant lesquelles il n'y a pas d'activités professionnelles), afin de vous préparer à des périodes de forte productivité et de créativité..^[2]

“Au lieu de considérer le congé comme une récompense, considérez-le comme une condition préalable nécessaire au succès.” - Dan Sullivan

Ce temps libre vous aidera à vous sentir reposé, rajeuni et prêt à relever vos plus grands défis..

Créer une heure matinale

Créer une routine matinale peut vous donner la motivation voulue pour passer une journée productive. Plutôt que de réagir à votre journée, vous organisez votre journée de manière stratégique pour en faire une de haute performance inspirée..

Prenez une heure ou 90 minutes pour vous concentrer sur vous-même et sur vos tâches les plus importantes. Cela pourrait être un mélange de méditation, exercice, lecture, manger un petit déjeuner sain, exprimer sa gratitude et poser vos tâches les plus importantes pour la journée..

Trouvez une routine qui fonctionne pour vous. Mélangez et mélangez différentes choses jusqu'à ce que vous trouviez le sens, la motivation et le but qui vous conviennent.

Pour des conseils sur la création de votre routine matinale, lisez La routine ultime du matin pour vous rendre heureux et productif toute la journée.

Commencez à ne dire plus souvent

Au lieu de travailler plus longtemps et plus dur, nous devrions concentrer notre temps et notre énergie sur les activités qui produisent les plus grands résultats et nous apportent plus de bonheur.

Arrêtez de dire oui aux gens, aux projets et aux choses qui réduisent votre énergie et n'apportent que peu ou pas de résultats.

“La différence entre les personnes qui ont réussi et les personnes qui ont très bien réussi réside dans le fait que “non” à presque tout.” - Warren Buffett

Arrêtez de vous inquiéter de la perfection

Beaucoup de gens se préparent continuellement à démarrer. Ils attendent le moment idéal pour agir.

Si vous attendez le moment idéal, vous ne pourrez jamais vous lancer. Le perfectionnisme est dans nos esprits. C'est un objectif inaccessible.^[3]

Il est beaucoup plus satisfaisant de simplement commencer et terminer un projet simplement en faisant du bon travail.

Si vous vivez dans un monde où il faut "faire", il est possible que vous ne soyez jamais vraiment vendu sur le projet et que vous soyez suffisamment engagé sur le plan émotionnel pour le mener à bien.

Toutefois, si vous venez d'un lieu de recherche, vous avez choisi de faire de ce projet un domaine d'intérêt pour vous..

Si vous souhaitez plus de conseils pour éviter le perfectionnisme, consultez cet article: Comment le perfectionnisme vous gâche secrètement

6. Mesurer et revoir continuellement

La base de tout plan d'amélioration de la productivité doit inclure les progrès que vous pouvez mesurer.

Lorsque nous progressons vers nos objectifs et apportons des améliorations, nous nous sentons beaucoup plus heureux et confiants..

Des objectifs vagues ou généraux ne nous donneront pas le même sentiment d'accomplissement que quelque chose de spécifique.

Si vous établissez votre plan d’amélioration de la productivité en termes de progrès spécifiques et mesurables, vous vous sentirez plus enraciné et moins dépassé..

Mesurer vos progrès personnels en matière de productivité vous permet également de ne pas comparer vos performances avec celles des autres..

“La comparaison est le voleur de joie.” - Théodore Roosevelt

Fixer des objectifs de productivité

Pour renforcer vos objectifs, écrivez 5 améliorations de productivité personnelles et professionnelles spécifiques que vous souhaitez apporter au cours des 90 prochains jours..

Rendez-les mesurables afin qu’ils puissent être suivis et révisés mensuellement et hebdomadairement.

Cela peut inclure de réduire vos heures de travail d'un nombre spécifique ou de vous engager à essayer une routine du matin pendant les 14 prochains jours..

Décidez ce qui est le plus important et ce qui pourrait faire la plus grande différence.

Examiner la performance du projet

Vos objectifs de productivité et votre plan d’action créeront une différence tangible par rapport aux projets sur lesquels vous travaillez..

Avant de commencer, définissez un certain nombre de critères de réussite, puis examinez le projet terminé en fonction de ces critères..

Notez les améliorations apportées grâce à vos changements de productivité et à toutes les autres tâches à effectuer pour votre prochain projet..

7. Simplifier

La clé pour améliorer votre productivité est de simplifier, puis de simplifier au maximum..

Nous avons tous tellement de complexité dans nos vies, il est difficile de rester en contrôle et concentré sur nos activités les plus importantes, tant personnellement que professionnellement.

Il peut s’agir d’un calendrier incontrôlable, d’une boîte de réception volumineuse, d’une longue liste de choses à faire, d’un fouillis mental qui impose trop de contraintes de temps ou qui prend trop de temps à respecter..

Cela provoque une sensation de blocage ou d’accablement et peut entraîner une fatigue et un stress permanents. J'ai écrit à ce sujet dans mon article Comment aider l'anxiété lorsque la vie vous stresse.

Continuez à essayer de vous simplifier la vie en vous concentrant sur les activités qui produisent les plus grands résultats et vous apportent le plus de joie et de satisfaction..

Si vous parvenez à vous libérer des activités à faible consommation d'énergie et à faible consommation d'énergie, vous pouvez avoir un impact plus important sur les choses, les personnes et les projets qui comptent vraiment..

Il s’agit d’un processus continu, mais réfléchissez à la façon dont votre vie serait meilleure si elle devenait de plus en plus simple..

Quoi qu'il en soit, les améliorations renforceront votre confiance.

Le résultat final

Ces 7 règles et stratégies d’appui peuvent être mises en place pour vous aider à faire le premier pas vers plus d’efficacité, de confiance et de productivité..

Pourquoi ne pas en choisir un ou deux et voir comment ils peuvent faire une différence dans votre entreprise et dans votre vie?

Chaque progrès et amélioration de votre productivité et de votre bonheur pourraient vous rendre la vie plus agréable et assurer que vos résultats continuent à s'améliorer.

Le plus important est simplement de commencer votre plan d’amélioration de la productivité.

Crédit photo en vedette: Damian Patkowski via unsplash.com

Référence

[1]	^	Brian Tracy: La règle des 80 20 expliquée
[2]	^	Dan Sullivan: Comment rester au sommet de votre jeu entrepreneurial
[3]	^	Lucemi Consulting: Comment vaincre le perfectionnisme une fois pour toutes