Votre guide pour être productif avec Gmail Gérer le flux

La dernière fois, nous avons redirigé tous nos comptes de messagerie vers le même emplacement, notre hub de messagerie central chez Gmail. Une fois que tous vos comptes sont entrés dans Gmail, vous devez gérer ce flux d'informations afin qu'il soit a) possible de traiter l'intégralité de votre courrier en quinze minutes ou moins et b) qu'il soit facile de le trouver la semaine prochaine, le mois prochain. et l'année prochaine.

La boîte de réception est sacrée

Vous devez apprendre à voir votre boîte de réception comme un lieu presque sacré: le pire des péchés que vous puissiez commettre est de laisser des messages pourrir. Je ne parle pas de jours ou de semaines. Vous devez traiter chaque message dans votre boîte de réception pendant votre session de traitement de courrier électronique. Il ne peut pas être dans la boîte de réception une fois que vous avez terminé.

Comme nous utilisons plusieurs comptes de messagerie, nous les filtrons sous diverses étiquettes. Si nous ne le faisons pas, les limites entre les rôles et les informations associées à chaque compte deviennent floues et assez souvent confuses. La boîte de réception est un outil très utile pour le traitement et cette séparation est une nécessité regrettable..

Dans le dernier message, nous avons parlé de l’utilisation de la fonctionnalité Tous les messages pour remplacer ceci, mais le problème de cette approche est que vous ne pouvez pas “traiter sur” l'information entrante de cette façon. Nous aborderons quelques solutions alternatives dans un instant, mais la façon la plus simple de procéder à ce stade est de traiter tout le courrier comme si il se trouvait dans votre boîte de réception. Il s’agit d’une attitude bidon, plutôt que technologique. La publicité

Traitement des messages dans votre boîte de réception

La première étape du traitement de votre courrier électronique consiste évidemment à le lire. Malheureusement, c’est là que beaucoup de gens s’arrêtent (et c’est frustrant de vouloir établir une communication solide).

Lisez intelligemment, pas difficile. Analysez le sujet et le premier paragraphe de l'e-mail afin de déterminer sa pertinence, car il y aura toujours des e-mails inutiles et vous n'avez pas besoin de les lire. Si c'est totalement inutile pour vous, vous pouvez supprimer le message. “Ne jamais supprimer un email à nouveau” n'est pas un mantra je crois totalement en.

Si vous avez gardé le message, vous pouvez le lire correctement. En passant, je devrais mentionner que si plus de 15% du traitement de votre boîte de réception consiste en la suppression de messages, vous ne créez probablement pas assez de pré-qualificateurs et de ressources intelligentes. “obstacles” aux personnes qui veulent votre adresse e-mail. Le + bidouille fonctionne bien ici, nous y reviendrons bientôt.

Une fois que vous avez fini de lire le message, vous doit traiter. Il y a quelques résultats:

Lire la suite

10 petits changements pour que votre maison se sente comme une maison

Qu'est-ce qui rend les gens heureux? 20 secrets de personnes «toujours heureuses»

Comment améliorer vos compétences transférables pour une carrière rapide

• Répondre et archiver,
• Répondre et supprimer,
• Répondre, transformer en une action, archiver
• Faites-en une action, archivez
• Archiver
• Effacer

Si vous transformez le courrier électronique en une action, vous voudrez presque toujours l'archiver, pas le supprimer, pour référence future. Pour les messages que vous devez traiter plus tard ou qui vous demandent d'exécuter une tâche, transformez-les en une action de votre liste de tâches ou de votre logiciel GTD. immédiatement puis effacez le message de votre boîte de réception. La publicité

Créer des actions à partir d'e-mails avant de les effacer est la meilleure chose à faire pour votre productivité en matière de messagerie. Conserver les courriels dans la boîte de réception car une tâche en attente est créée “apathie email” et les choses deviennent inorganisées et encombrées.

Solutions alternatives à l'utilisation de tout le courrier

Utiliser tout le courrier devrait fonctionner parfaitement si vous traitez chaque message non lu dès que vous l'ouvrez et le lisez, mais peut-être qu'il ne fonctionne tout simplement pas pour vous. Il y a quelques autres moyens de gérer cela.

Mettant en vedette tous les courriels - La fonctionnalité Étoile de Gmail est utile pour marquer les éléments d’intérêt auxquels vous souhaitez revenir ultérieurement (même si, dans ce système, nous essayons d’éviter cela). Si vous n'avez pas besoin de cette fonctionnalité ou ne l'utilisez pas, vous pouvez la faire fonctionner comme une fausse boîte de réception. L'étoile indiquera qu'un message doit être traité.

Retournez à la fenêtre de configuration du filtre sous Paramètres et définissez le champ À: sur un astérisque (*). Le champ À: indique à Gmail de sélectionner les courriers électroniques en fonction de leur destinataire, mais le * lui demande de récupérer tous les courriers électroniques. Nous allons entrer dans l'astérisque et son utilité pour filtrer dans un instant.

Cliquez sur Next Step et cochez la case “Étoiles” boîte. Vous avez maintenant un filtre qui classe tous vos messages entrants et, au fur et à mesure que vous traitez chaque élément, vous pouvez le supprimer de la liste en cliquant sur l'étoile, généralement située à côté du symbole. “De” champ en vue liste. La publicité

Ne pas utiliser de filtres automatiques est une autre solution que je fais ne pas recommander. Cela enlève toute l’alimentation de votre système, mais tous les courriels seront acheminés directement dans la boîte de réception, où vous pourrez les transformer manuellement en libellés. Je pense que cela va à l'encontre du but recherché et ajoute du travail supplémentaire que l'ordinateur peut faire pour vous, et d'après mon expérience, cette solution est loin d'être optimale..

Utilisation d'astérisques dans les filtres

J'ai déjà mentionné l'astérisque lorsque nous avons parlé de la mise en place d'un filtre en étoile de votre courrier entrant. L'astérisque, aussi simple soit-il, fournit un outil très utile et fournit un filtrage plus dynamique des emails.

Regardons comment cela fonctionne. Supposons que j'ai un client régulier qui m'a donné trois adresses électroniques différentes (cela se produit vraiment). Je ne veux pas avoir trois étiquettes pour chacune de ces adresses e-mail et je veux les traiter toutes comme une seule. En utilisant l'astérisque, nous pouvons y arriver très facilement.

Dans le champ À: de la configuration du filtre, placez un * avant le reste du nom de domaine. Supposons que j'ai [email protected], [email protected] et [email protected]. Pour acheminer toutes ces adresses électroniques au même endroit, à l'aide d'un filtre, il suffit de définir le champ À: *@unproductiveclient.com.

Cela fonctionne aussi avec les autres champs. Par exemple, si je reçois des courriels d'un grand nombre de personnes d'une société à mon adresse principale et que je souhaite le séparer de tous mes autres courriers, je peux définir le champ De: sur: *@thatonecompany.com. La publicité

Le + piratage

Et enfin, nous avons le + bidouille. C'est idéal pour pré-qualifier votre email. Même si l'expéditeur est peut-être un inconnu que vous n'avez jamais rencontré ou dont vous n'avez jamais entendu parler, vous savez de quoi le courrier électronique parle car il a atterri sur la bonne étiquette. Sonne presque comme de la magie.

Avec Gmail, vous pouvez ajouter un + ajouter la fin de votre nom d'utilisateur avec un mot clé attaché. Par exemple, si votre adresse électronique est [email protected], vous pouvez toujours recevoir des messages destinés à [email protected]. Mieux encore, vous pouvez appliquer des filtres à ces adresses électroniques. J'utilise ceci sur mon propre site, où [email protected] est attribué à une étiquette Post Ideas, etc..

Mieux encore, vous pouvez créer des adresses électroniques semi-jetables sans avoir à en créer une avec un service de courrier à usage unique. Si un site demande votre adresse e-mail et que vous craignez de vous envoyer du spam, il vous suffit d'ajouter un nom de site + à votre adresse pour pouvoir toujours filtrer ce contenu dans la corbeille ultérieurement..

Restez à l'écoute pour plus de conseils sur la configuration d'un système de messagerie productif avec Gmail.