4 façons de retirer vos reçus de la boîte à chaussures

Je trouve des reçus dans les endroits les plus fous: non seulement je les trouve dans des portefeuilles et des sacs à main, mais il n'est pas rare de les chercher dans le classeur ou derrière le canapé. Après tout, ces minuscules bouts de papier peuvent glisser dès que votre dos est tourné. La seule façon de les maintenir en place est de disposer d'un système organisationnel simple. Pendant des années, l’approche classique a consisté en une boîte à chaussures bourrée de reçus. C'est un excellent moyen de vous assurer que tous nos papiers sont au même endroit, mais cela laisse toujours quelque chose à désirer. À la saison des impôts, nous avons le choix entre remettre cette boîte à un comptable ou la trier par nous-mêmes. La publicité

D'autres plans peuvent avoir plus de sens: nous pouvons éliminer une bonne partie du travail associé au suivi des dépenses avec un peu de technologie. Les options ci-dessous peuvent simplifier la situation et simplifier la saison des impôts.

1. S'en tenir au plastique

Si vous pouvez effectuer tous vos achats avec une carte de crédit ou de débit, vous pourrez peut-être éliminer votre collection de reçus. La plupart des progiciels de comptabilité peuvent récupérer les informations de votre compte pour vos comptes et les interpréter dans une certaine mesure. Il y a toutefois certains inconvénients à se fier entièrement à vos relevés de carte. La plupart n'identifient pas spécifiquement ce que vous avez acheté et il peut être difficile de se rappeler si un paiement donné à la librairie l'année dernière était une dépense d'éducation. Les paiements en espèces peuvent également être générés par une grosse clé dans le système - il existe de nombreuses possibilités de dépenses dont vous avez besoin pour garder une trace de ce qui sera en espèces seulement (pensez à partager un repas avec un client). Si vous décidez d'utiliser une carte de débit ou une carte de crédit, d'autres problèmes spécifiques vont de pair. La publicité

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Toutefois, vous pouvez annoter vos dépenses dans la plupart des programmes de comptabilité. Ainsi, tant que vous suivez vos reçus, vous pouvez éviter d'organiser et de classer vos reçus au-delà d'une fois par mois. Ce n'est pas une solution parfaite, mais cela ne fera pas que votre comptable grincera des dents comme le ferait une boîte à lettres de reçus..

2. Choisissez un service

Des services tels que Shoeboxed prendront en compte vos reçus et les numériseront. Ils utilisent un système qui non seulement reconnaît le texte et le met dans un format que vous pouvez utiliser, mais il peut également catégoriser automatiquement vos reçus. Parce que Shoeboxed et d'autres services fonctionnent généralement sur une base mensuelle, le nombre de reçus que vous pouvez obtenir numérisés entre maintenant et le 15 avril peut être réduit. Cependant, vous pouvez trier brièvement vos reçus et éliminer ceux qui n’affectent pas réellement vos impôts: achats de nourriture, films et tout ce qui n’a pas besoin d’être numérisé, à moins que vous ne cherchiez à obtenir la totalité de vos dépenses et vos dépenses. budget sous contrôle. La publicité

Les prix peuvent varier sur ces services. Shoeboxed a des projets allant de 9,95 $ par mois à 49,95 $ - je considère cela comme un accord. C'est beaucoup moins cher que de payer quelqu'un pour scanner vos reçus pour vous.

3. Scannez vous-même vos reçus

À première vue, il peut sembler que la numérisation de vos propres reçus est un pas en arrière par rapport au paiement d’un service pour le faire à votre place. Mais avec le bon équipement, vous pouvez pratiquement automatiser le processus à la maison. Dans ce cas, le bon équipement est un scanner spécialement conçu pour les récépissés: j'utilise le système NeatReceipts et le trouve plus facile que d’emballer mes récépissés et de les envoyer. Je m'assieds devant une émission de télévision ou un film et charge mes reçus dans le scanner. La reconnaissance optique de ses caractères est très bonne - pour la majorité des reçus, le scanner extrait toutes les informations pertinentes et les place dans un format que je peux transférer dans mon logiciel de comptabilité (ainsi que pour l’enregistrer au format PDF). La publicité

La valeur du prix associé à l’achat d’un scanner juste pour vos reçus peut dépendre du nombre de reçus que vous prévoyez de traiter: en fonction du lieu où vous prenez le scanner, le prix peut être supérieur au coût d’un an de base plan chez Shoeboxed - mais moins qu'un plan de niveau intermédiaire. Utilisez-le pendant plus d'un an ou numérisez plus de reçus qu'un service ne permet, et ce n'est pas si cher que ça. Et, aussi longtemps que vous avez le reçu, vous pourrez peut-être écrire le scanner sur vos impôts.

4. Aller à la vieille école

Si vous préférez ne pas dépenser de l'argent en outils ou services pour prendre soin de vos reçus, il existe toujours une approche à l'ancienne. Vous pouvez entrer vos reçus dans Excel ou une autre option de comptabilité à la main. Mais il convient de noter qu'une telle approche n'est pas seulement coûteuse en temps: elle nécessite plus de discipline que la plupart des gens sont prêts à consacrer à la gestion des reçus. Si vous êtes un peu en retard, il peut sembler absolument impossible de rattraper son retard.

Autres services et outils

J'ai mentionné des outils et des services que j'ai pu utiliser et que je trouve fiables. Mais je sais qu’il existe de nombreuses autres options. Si vous avez utilisé un service ou un outil pour organiser vos recettes que vous avez particulièrement appréciées, veuillez partager un lien dans les commentaires..