L'expérience doit être terminée pour profiter des fruits de l'effort

Les réunions sont une nécessité pour promouvoir une bonne communication dans toute entreprise. Des réunions bien gérées, ciblées et organisées offrent l’occasion de s’assurer que tous les participants participent à un effort de coopération. D'autre part, des réunions désorganisées sans objectifs bien définis empêchent toute communication positive et amènent les participants à se demander si les organisateurs de la réunion savent vraiment ce qu'ils font. Nous avons probablement tous vécu ce sentiment! Passons en revue quelques éléments essentiels d’une réunion bien organisée qui favorisera une communication positive et assurera aux participants un départ avec un enthousiasme et une détermination renouvelés. La plupart des gens connaissent bien les trois premiers éléments, bien qu’ils soient trop souvent ignorés. Cependant, même les réunions les plus efficaces sont souvent inefficaces car elles se sont terminées sans finaliser l'expérience..

1. Identifiez le but de la réunion. Il est essentiel d'identifier quelles informations sont partagées ou quelles décisions seront prises. Il est également important de réfléchir aux connaissances que les participants auront acquises après leur départ. La communication doit commencer avant la réunion.

2. Établissez un agenda. Régler l'heure. Il est tout aussi important de définir une heure de fin que l'heure de début. Sinon, la réunion se transforme en une session qui perd son objectif. Identifiez le responsable et les participants et tous doivent savoir ce qu’ils sont censés apporter à la réunion. Les efforts de communication qui ne sont pas bien planifiés à l’avance ne feront qu’entraver la communication qui a lieu pendant la réunion. La publicité

3. Maintenir l'objectif de la réunion. Il n'est pas rare que les réunions soient longues et sinueuses, car les participants sont autorisés à injecter des informations ou des opinions qui ne sont pas essentielles à l'objectif de communication identifié pour cette réunion. Un leader fort et déterminé est nécessaire pour obtenir le résultat de communication le plus efficace. La publicité

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4. Finalisez l'expérience! Résumez les résultats de la réunion avant le départ des participants. Il incombe au dirigeant de franchir cette étape cruciale d’une communication réussie. Mettez en surbrillance les informations partagées. Remerciez les participants pour leurs efforts et expliquez ce qu’ils sont en train de faire avec ces informations. Répétez clairement les décisions qui ont été prises. Ce n’est pas une répétition de la réunion mais l’identification de toutes nouvelles responsabilités ou échéances éventuellement imposées. Posez des questions spécifiques pour établir que tous les participants comprennent leurs objectifs spécifiques et les délais d’achèvement ou de conformité. Indiquez quelle coordination peut avoir lieu entre les individus ou les départements. Si des décisions importantes ont été prises, fixez l'heure de la prochaine réunion et clarifiez ce qui devrait être accompli dans l'intervalle. Clarifiez toutes les questions qui ont été soulevées. La publicité