Les 5 seuls outils dont vous avez besoin pour implémenter GTD

Si vous visitez régulièrement Lifehack, je suis sûr que vous avez remarqué la série Getting Things Done qui a été présentée ici récemment. Au cours des dernières semaines, j'ai discuté de la méthodologie elle-même et de la manière de l'utiliser dans vos efforts quotidiens (projets professionnels et personnels)..

Ce que je n’ai pas fait, c’est toutefois de vous indiquer des outils spécifiques que vous pouvez utiliser pour rendre votre vie dans GTD plus facile. Eh bien, c'est exactement ce que je vais faire aujourd'hui.

Permettez-moi de vous rappeler qu'il existe 7 éléments principaux dans GTD: liste de projets, liste de tâches suivante, liste de projets futurs / peut-être, calendrier, “Attendre” Liste, fichiers de ressources et élément intangible - confiance.

Chacun de ceux-ci peut être manipulé à l'aide des outils les plus simples possibles: crayon et papier. Mais puisque nous vivons au 21ème siècle, alors ce n'est probablement pas le moyen le plus efficace pour certaines personnes.

Vous trouverez ci-dessous une liste d’excellents outils compatibles avec GTD, ou pouvant être facilement adaptés à la méthode de travail de GTD..

Votre boîte de réception

Comme je l'ai dit dans l'un des articles de la série GTD (Votre graphique d'activité quotidien), la plupart des gens commencent leur travail dans leur boîte de réception..

Ces boîtes de réception ne doivent pas nécessairement être de véritables boîtes de réception (courriels ou boîtes aux lettres traditionnelles). Comme défini dans GTD, une boîte de réception est “simplement l'endroit où toutes les choses arrivent”. Cela nous donne de nombreuses possibilités concernant les outils ou logiciels que nous souhaitons utiliser pour nos boîtes de réception..

Certains outils et logiciels qui fonctionnent le mieux sont:

1. Chaque logiciel de messagerie

C'est évident, mais les solutions les plus simples sont souvent les meilleures. Votre logiciel de messagerie (quel que soit votre mode d’utilisation) est parfaitement configuré pour être utilisé comme une boîte de réception pour certains éléments entrants, car… eh bien, il contient simplement une boîte de réception - et chaque courrier électronique que vous recevez attend de le lire..

Une chose importante à retenir, cependant, est que lorsque vous traitez de nouveaux courriels, vous devez agir immédiatement..

Mais que faire si vous rencontrez une nouvelle demande qui n’a pas été envoyée par courrier électronique? C’est là que d’autres outils entrent en jeu.

2. Rappelez-vous le lait

Remember The Milk (ou RTM) est un excellent outil qui propose beaucoup plus d'applications GTD que d'agir comme une boîte de réception..

Tout d’abord, RTM est essentiellement une application de liste de tâches. Il est disponible en ligne (pour tous les systèmes d'exploitation) et comporte de nombreuses versions pour d'autres plateformes (iPhone, iPad, Android)..

Cependant, pour appeler cela simplement un “application de liste de tâches” est tout à fait un euphémisme. Il peut être utilisé pour tout type d'activité où des listes de choses sont utiles.

Par exemple, puisqu'il existe une version iPhone, vous pouvez l'utiliser comme liste d'épicerie lorsque vous magasinez ou comme simple bloc-notes que vous pouvez utiliser lors de vos déplacements afin qu'aucune idée brillante ne vous échappe. Ou vous pouvez l'utiliser comme une boîte de réception supplémentaire. Chaque fois que vous tombez sur une nouvelle demande qui n’a pas été envoyée par courrier électronique, vous pouvez la placer dans une liste séparée dans RTM (de préférence une personne nommée “boîte de réception”). La publicité

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Revenons à RTM lui-même. L'outil est très facile à utiliser. Il prend en charge plusieurs listes, quatre niveaux de priorités, des balises, de nombreux raccourcis clavier (ils permettent de travailler rapidement avec RTM une fois que vous les maîtrisez), des flux RSS, des flux iCal, des rappels, etc..

Liste de projets

Souvent, la liste de projets est un élément assez volumineux de l’immobilier GTD… pour ainsi dire. Il doit être parfaitement organisé pour que chaque projet soit facile à comprendre et à gérer..

Pour moi, il n'y a qu'un seul moyen de le faire correctement: utiliser des cartes heuristiques..

Juste pour vous rappeler (avec la permission de Wikipedia), uncarte mentale est “un diagramme utilisé pour représenter des mots, des idées, des tâches ou d'autres éléments liés et disposés autour d'un mot ou d'une idée clé central”. Ou en clair: c'est le meilleur moyen de donner à vos pensées une forme physique (dans ce cas, créer une représentation numérique de vos pensées).

La plupart des projets ne sont que partiellement organisés autour de nombreuses idées différentes qui ont du sens, mais qui sont difficiles à intégrer dans une liste ou un document texte traditionnel. Les cartes mentales peuvent toutefois gérer une telle situation de manière exceptionnelle. C'est pourquoi les cartes mentales sont parfaites pour gérer votre liste de projets.

3. FreeMind

En matière de cartographie numérique (sur un ordinateur), de nombreux outils peuvent rendre cela possible. Néanmoins, il y en a un qui vaut vraiment le détour. Ça s'appelle FreeMind.

Le nom donne une bonne idée que l'outil est gratuit - et c'est une bonne chose. Mais il y a plus de bonnes nouvelles - il existe des versions disponibles pour les plates-formes et les systèmes d'exploitation les plus populaires. Non seulement cela, mais vous pouvez également télécharger “binaires” (FreeMind est un vrai projet open source).

Mais la meilleure nouvelle de toutes est la suivante: FreeMind est l’outil le plus facile à utiliser, le plus rapide et le plus petit (en termes de mémoire et d’espace disque utilisé). En substance, c’est le meilleur outil de cartographie conceptuelle disponible. La publicité

(Si vous préférez les outils en ligne aux fichiers locaux stockés sur votre ordinateur, vous pouvez consulter MindMeister. Cela semble assez impressionnant aussi. Il fournit toutes les fonctionnalités importantes pour la cartographie conceptuelle et comporte de nombreux autres éléments, tels que la possibilité d'inclure des pièces jointes, des images, des PDF et d'autres fichiers. Mais ce n'est pas gratuit. Le plan moins cher disponible est de 4,99 $ par mois.)

Prochaine liste de tâches, future / peut-être, “Attendre” liste

Vos listes, avec la liste des prochaines tâches en tête, vous permettent de passer la plupart de votre temps à travailler avec GTD. Par conséquent, ils doivent être facilement accessibles et avec lesquels il est facile de travailler. Pouvoir y accéder en ligne à partir de tous les ordinateurs et systèmes d’exploitation est également une bonne chose..

C'est ici que Rappelez-vous le lait entre en jeu encore une fois. J'ai déjà décrit RTM en détail plus tôt dans cet article. Par conséquent, je suis certain que vous voyez sa valeur lorsqu'il s'agit de travailler avec toutes sortes de listes..

L'utilisation d'un seul outil pour toutes vos listes présente l'avantage supplémentaire de ne pas avoir à jouer avec des myriades de noms de connexion différents et de fichiers locaux. Le moyen le plus efficace consiste à toujours se concentrer sur un nombre minimum d'outils et à les adapter à vos habitudes de travail..

Calendrier

C'est simple, et je suis sûr que vous pouvez le voir venir…

4. Google Agenda

Je ne pense pas devoir vous convaincre pourquoi Google Agenda est génial. Je suis sûr que vous êtes déjà inscrit pour cela (ou pour un outil / solution similaire).

Les caractéristiques les plus importantes d'un outil de calendrier GTD sont les suivantes:

• Disponible depuis n'importe quel ordinateur (avec accès Internet)
• Prend en charge les rappels
• Prend en charge plusieurs calendriers pour un seul utilisateur
• Prend en charge le partage d'événements avec d'autres utilisateurs
• Soutient les événements en cours

Et Google Agenda les a tous couverts. En outre, de nombreuses applications sont disponibles pour chaque plate-forme mobile. La publicité

Fichiers de ressources / références

La seule difficulté des fichiers de ressources est qu’ils doivent être assez bien organisés, accessibles et de préférence disponibles à partir de tout ordinateur disposant d’un accès Internet..

Cela peut être fait en mettant en œuvre deux choses.

1. Commencez par créer un répertoire / dossier quelque part sur le disque dur de votre ordinateur. Ce répertoire contiendra toutes vos ressources - des éléments pouvant vous servir de référence lorsque vous travaillez sur vos projets. C'est à vous de bien organiser ce répertoire et de le rendre aussi facile à comprendre que possible..
2. Ensuite, connectez-le à Dropbox.

5. Dropbox

Dropbox est un outil qui vous permet de synchroniser vos données entre plusieurs appareils que vous utilisez, mais il est également très pratique pour accéder à votre contenu en ligne directement via le site Web de Dropbox..

Tout cela le rend parfait pour agir comme une base de fichiers de référence GTD. Vous pouvez non seulement synchroniser vos fichiers sur toutes les machines que vous utilisez, mais vous pouvez également effectuer une sauvegarde en ligne afin que vous puissiez cesser de vous inquiéter de la disparition de vos fichiers pendant la nuit après un dysfonctionnement du disque dur..

Si vous utilisez simplement Dropbox pour stocker les données les plus essentielles, vous pouvez utiliser leur forfait gratuit (jusqu’à 2 Go d’espace disque disponible, bien que vous puissiez obtenir un espace supplémentaire en invitant d’autres utilisateurs à se connecter au service). Plus tard, vous pourrez facilement mettre à niveau votre compte vers “Pro 50”, où vous obtenez 50 Go pour un paiement modeste de 9,99 $ par mois.

Conclusion

Comme vous pouvez le constater, vous n'avez besoin que de 5 outils pour implémenter complètement GTD dans votre vie.. (Au fait, “chaque logiciel de messagerie” compte pour un.) Et c’est bien, car moins vous utilisez d’outils, plus il est facile de garder votre jeu ensemble et de le faire fonctionner pour vous. Si vous commencez à utiliser trop d’outils, ils deviennent un fardeau au lieu d’améliorer l’efficacité et la productivité..

Quels outils utilisez-vous dans le cadre de votre approche GTD? S'il vous plaît partagez-les dans les commentaires ci-dessous.

(Crédit photo: ensemble d'outils à main sale via Shutterstock)